In un mondo social come il nostro l’importanza delle riunioni è stata ridimensionata, eppure esiste e resiste sempre come prassi quotidiana. Discutere le cose da fare o affrontare vis-à-vis un problema va bene, ma perdere tempo in riunioni abitudinarie fa male al lavoro e ai lavoratori.
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Allora per far sì ch la riunione venga vissuta in serenità e, soprattutto, come cosa utile, è bene organizzarla in maniera sensata. Prima di tutto deve essere convocata con largo anticipo per dare la possibilità ai dipendenti di organizzare il proprio lavoro. Non deve mai sforare dall’orario di lavoro e a seconda dell’argomento trattato deve essere scelta la fascia oraria migliore. Se si tratta di riunioni che presuppongono grande sforzo mentale allora è meglio la mattina, se invece si tratta di una discussione più leggera allora va bene dopo la pausa pranzo. Mai proporla a fine orario di lavoro, tutti penseranno solo al momento in cui finisce.
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L’argomento della riunione deve essere specificato in anticipo, chiedendo ai partecipanti di arrivare già con le idee chiare. Durante la riunione sarà molto utile appuntare idee e pareri sulla lavagna, dando a tutti il tempo di intervenire e via via tenendo le idee migliori eliminando invece quelle scartate dai più. Gli obiettivi devono essere chiari, non si deve rimandare la conclusione della riunione ad un latro giorno ma non bisogna neanche prolungarla per ore.
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Con una riunione organizzata un paio d’ore saranno sufficienti. Anche utilizzare dei post it potrebbe risultare utile, tenendo così da parte idee che sono state scartate ma che in futuro potranno risultare utilizzabili.
