La posta elettronica è una parte importante del lavoro, ci si comunica, si ricevono news e anche aggiornamenti sugli sviluppi dei lavori.
Controllo email e privacy dei dipendenti
La cura di questo tipo di comunicazione è però sempre necessaria sia per quanto riguarda l’invio e sia l’organizzazione dell’email stesse. Sul lavoro tempo scorre velocemente e tra le distrazioni maggiori si trova proprio l’eccessivo controllo della posta. Un’azione spesso automatica inutile e poco produttiva. Le email sono importanti ma devono essere gestite in modo tale da non creare confusione e perdite di tempo. Tra le regole principali si trova infatti l’abitudine di ritagliarsi del tempo solo ed esclusivamente per l’email, ricordando di evitare di farlo appena svegli o mentre si è dediti a fare altre attività.
Perché allontanarsi dalle email?
Per quanto riguarda l’organizzazione bisogna in primis leggere l’e-mail in ordine cronologico, questo serve per evitare di perdere il filo della discussione, rispondere in tempo e non mettere da parte email importanti. Spesso l’email hanno bisogno di risposta metterle da parte per rispondere successivamente è un errore molto frequente, ma questa abitudine oltre a rallentare la lettura delle successive e-mail, rischia di lasciare l’e-mail senza risposta. per questo bisogna scrivere subito la risposta brevemente e chiaramente. Regola valida per l’email meno complesse e maggiormente basilari, se l’email ricevuta richiede più tempo e attenzione, si può e si deve aspettare e rispondere in seguito quando si ha il tempo giusto a disposizione. Infine bisogna eliminare e archiviare. Nel primo caso si devono eliminare tutte l’e-mail che non sono inerenti al lavoro, notifiche di facebook, e-mail comiche, catene di sant’Antonio e così via, questo serve per avere la posta elettronica libera da tante e-mail inutili. Nel secondo caso bisogna archiviare e-mail che possono servire in futuro per averle sempre pronte quando serviranno.
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