La comunicazione via email rappresenta una costante in ambito lavorativo, un’attività svolta quotidianamente che consente di veicolare istruzioni, richieste e contenuti di ogni tipo.
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L’impossibilità di usare il linguaggio del corpo e il tono della voce, tuttavia, dà spesso origine a fraintendimenti e interpretazioni errate dei messaggi veicolati via email.
Se è vero che esistono alcune risorse in grado di sottolineare il “tono” che caratterizza una conversazione scritta (come alcuni segni della punteggiatura), esistono alcune espressioni usate soventemente negli scambi via email che infastidiscono non poco.
Spesso, ad esempio, si tende a usare un tono eccessivamente negativo quando ci si scusa per un ritardo nella risposta o per una richiesta specifica: è preferibile, invece, sostituire un “mi dispiace per …” con un “grazie per la pazienza”, che conferisce alla conversazione un tono positivo.
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Una particolare attenzione dovrebbe essere dedicata al modo con cui si chiede ai destinatari di dare conferma riguardo una proposta o segnalare eventuali richieste: un tono eccessivamente formale è da evitare, passando dal “si prega di …” al più diretto “fatemi sapere se avere idee o proposte per …”, invitando a lasciare un feedback e incoraggiando a creare un dialogo aperto e sincero.
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