Per tenere sotto controllo l’andamento di un progetto potrebbe diventare essenziale l’utilizzo di un Change Control Board, vale a dire un organo di controllo costituito da più persone, con ruoli diversi, il cui compito deve essere quello di analizzare tutte le eventuali modifiche necessarie per la realizzazione di un progetto.
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Esso risulta particolarmente utile per progetti complessi o particolarmente innovativi e quindi rischiosi o quando più progetti devono essere portati avanti contestualmente. La procedura per la gestione delle modifiche deve essere descritta in un documento condiviso con ogni parte interessata e deve contenere informazioni quali il ruolo complessivo del Change Control Board e quello di ciascun componente, il tipo di processo decisionale che si vuole utilizzare e il calendario delle riunioni fisse e le modalità per convocare incontri straordinari.
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Bisogna inoltre preventivamente stabilire come comportarsi in caso di opinioni divergenti tra i membri del team. Possono esistere anche diversi tipi di Change Control Board, in particolare per i progetti più grandi si può pensare ad uno di tipo tecnico e uno che invece valuti la strada giusta per il business dell’azienda.
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Tra gli elementi che il Change Control Board è chiamato ad analizzare devono essere presenti i requisiti del progetto, le risorse necessarie, il budget, la qualità, eventuali rischi, gli approvvigionamenti, le date di scadenza e i documenti ad essi collegati.
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