La stesura di documenti e comunicazioni di lavoro assorbe tempo ed energia, rischiando non solo di originare interpretazioni errate ma anche di compromettere la stessa produttività.
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Migliorare la scrittura aziendale significa quindi agevolare la comunicazione rendendola chiara e diretta, limitando il tempo di lettura e favorendo l’invio di risposte precise ai quesiti posti. Un messaggio efficace è quello che esprime in modo semplice le idee di chi scrive, agevola la lettura dei destinatari e facilita il lavoro di tutti. Ecco alcuni consigli per mettere nero su bianco concetti sintetici ma efficaci.
Scrivere contenuti brevi
Prima di scrivere qualsiasi contenuto è sempre bene tenere a mente che, di solito, le persone non amano leggere testi lunghi sul lavoro: via libera agli schemi riassuntivi, agli elenchi puntati o numerati, alla divisione in paragrafi composti da poche righe, alla sottolineatura dei concetti chiave.
Avere le idee chiare
Potrà sembrare scontato, ma per scrivere bene occorre avere ben chiari i concetti da veicolare. Dopo aver scritto, quindi, occorre rileggere con attenzione per verificare che i contenuti esprimano realmente i propri pensieri e che le indicazioni fornite possano essere assimilate e comprese senza fraintendimenti.
Prendere spunto dal linguaggio parlato
Per scrivere in modo comprensibile è importante stendere il testo in modo chiaro, usando un linguaggio che si avvicina molto al parlato evitando virtuosismi o termini che comunemente verrebbero evitati. Spesso i più abili comunicatori ammettono di immaginare di trovarsi davanti a una platea di ascoltatori anche quando devono semplicemente sedersi e battere sulla tastiera.
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