Le email rappresentano il canale di comunicazione più usato dai professionisti, tuttavia avere dimestichezza con questa risorsa tecnologica semplice e immediata non significa saperla usare in modo ottimale.
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Le insidie della posta elettronica non sono poche e gli esperti Hays hanno deciso di metterle nero su bianco, stilando il decalogo delle regole base per inviare messaggi e rispondere sempre in modo corretto.
«Oggi la maggior parte dei professionisti scrive messaggi di posta elettronica con una tale frequenza e velocità, che è difficile non cadere in errori grossolani. – sottolinea Alessandro Bossi, Hays Italia Director – Il suggerimento è quello di inserire l’indirizzo mail del destinatario come ultima cosa, quando si è davvero sicuri di voler inviare il messaggio. Solo in questo modo si possono evitare spiacevoli conseguenze.»
Rispondi a tutti: da usare con cautela
Non sempre è necessario rispondere a tutti i destinatari inglobati nella medesima comunicazione: determinate, inoltre, è sempre valutare se si è stati inseriti tra i destinatari o gli indirizzi in copia conoscenza.
Mai sparlare dei colleghi
Il contenuto di una email inviata dal pc aziendale non è mail adatto per parlare male dei colleghi o del capo: i rischi che si corrono non sono trascurabili.
Attenzione ai dati sensibili
Prima di inoltrare un’email è sempre fondamentale valutare la presenza, nel contenuto, di informazioni sensibili che non devono essere divulgate.
Allegati pesanti, no grazie
È sempre sconsigliato inviare allegati troppo pesanti che possono intasare la mailbox del destinatario, soprattutto se accede alla posta elettronica da device mobile.
Occhio allo Spam
Da abolire sono senza dubbio i messaggi inviati nell’ambito di fastidiose “catene” inutili e poco gradite.
Non dimenticare l’oggetto
Una email priva di oggetto può essere riconosciuta come Spam oppure non catturare l’interesse del destinatario.
Conferme di lettura con parsimonia
La richiesta della conferma di lettura deve essere sempre una scelta ponderata, optando per una telefonata qualora il messaggio fosse di notevole importanza.
Maiuscolo vietato
Scrivere frasi usando in modo indiscriminato i caratteri maiuscoli non è mai una buona idea: la netiquette prevede che un simile stile di scrittura equivalga a un tono di voce eccessivamente elevato.
Usare il CCN
Quando si invia un’email a più destinatari che non si conoscono, usare il sistema CCN (copia conoscenza nascosta) è d’obbligo per rispettare la privacy.
Usare il “quote”
Rispondendo a un messaggio è sempre buona norma includere la conversazione precedente, agevolando la comprensione.
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