La videoconferenza rappresenta una risorsa utile e potenzialmente produttiva nella maggior parte degli ambiti professionali: l’obiettivo è quello di tenere una riunione coinvolgendo partecipanti che non possono spostarsi dalla loro sede, ottenendo un notevole risparmio di tempo e denaro.
=> Le riunioni di lavoro spengono il cervello
Affinché le Conference Call siano realmente efficaci, tuttavia, è bene seguire in modo ottimale la loro organizzazione e fissare alcuni punti fondamentali.
Ordine del giorno
Preparare un ordine del giorno preciso è sempre importante, fissando gli argomenti da trattare e facendo in modo che tutti si attengano a quanto stabilito e soprattutto evitando di prolungare l’incontro virtuale oltre i tempi previsti.
Incoraggiare la partecipazione
Favorire la partecipazione attiva di tutti diventa determinante soprattutto se lo scopo della riunione è quello di sviluppare nuove idee o prendere decisioni in merito a un progetto. In assenza di coinvolgimento, infatti, l’attenzione viene meno e con essa la stessa condivisione.
Scegliere il posto
Il fatto di poter partecipare a una riunione virtuale da qualsiasi luogo non significa, tuttavia, che si è esenti dal scegliere un posto adatto e funzionale, privo di rumori e sufficientemente tranquillo per consentire un ascolto completo.
Aggiungere risorse visive
Grazie a una connessione Internet adeguata è possibile agevolare la conversazione attraverso la diffusione di materiale visivo, utile soprattutto quando si devono presentare nuove idee o progetti e gli interlocutori sono numerosi.
=> Scopri i benefici delle riunioni dinamiche
Registrare
Infine, esistono risorse e strumenti per registrare le Conference Calle e riascoltarle in un secondo momento: uno strumento prezioso anche per coinvolgere coloro che non hanno partecipato, fornendo le medesime informazioni.
