Ogni libero professionista deve rispettare determinati obblighi di legge per quanto riguarda la redazione dei documenti che lo accompagnano nello svolgimento della sua attività, in modo particolare per quelli che riguardano i servizi prestati nei confronti di clienti finali.
Vediamo dunque, dal preventivo fino alla fattura, passando per l’eventuale sollecito di pagamento, quali sono gli adempimenti da rispettare nelle comunicazione al cliente di natura commerciale e fiscale.
Il preventivo professionale al cliente
L’obbligo del preventivo scritto (legge n. 124/2017) per liberi professionisti che svolgono attività regolamentate (avvocati, commercialisti, etc.), da consegnare al cliente in forma cartacea o digitale deve specificare:
- le spese previste (specifiche o forfettarie),
- il compenso richiesto,
- le imposte applicate (IVA o ritenuta d’acconto),
- gli oneri applicati (cassa professionale).
=> Calcolo preventivo fattura
La prestazione professionale
Nel preventivo si deve specificare in modo completo quella che sarà l’attività svolta o il servizio erogato per motivarne il compenso richiesto. Si tratta di fornire una descrizione quanto più esauriente possibile della prestazione d’opera per la quale si richiede il compenso indicato, corredato dalle eventuali prestazioni accessorie necessarie al suo completamento e dei relativi costi e oneri applicati.
Preavviso o fattura proforma
Pur con l’introduzione della fatturazione elettronica, resta la possibilità di anticipare al cliente quella che possiamo definire come una notifica di fattura, un preavviso del documento formale vero e proprio, altrimenti detto fattura proforma. Si tratta di una sintesi di quanto si andrà ad emettere, con l’evidenza del conto della fattura da pagare ed i termini per il versamento.
L’avviso di parcella (o progetto di notula) non ha dunque valore fiscale ma possiamo considerarlo un documento contabile informale, che riporta tutti i dati di una fattura fiscale tranne gli elementi che lo andrebbero a classificare come una scrittura con valore di legge.
Per evitare di indurre il cliente a confondere la natura di tale documento, è necessario specificarne la natura meramente informativa e riepilogativa, utili al pagamento della fattura vera e propria (la dicitura standard è: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura sarà emessa al pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR. 633/1972”).
Questo, senza che sia necessario per il professionista anticipare già l‘IVA, che sarà poi versata all’Erario nel momento dell’emissione della fattura, nel momento di effettuazione dell’operazione (a meno di non essere in regime forfettario), a sua volta coincidente – o subito successivo, grazie alla fattura proforma – con il pagamento del corrispettivo richiesto per la prestazione resa.
La fattura del libero professionista
Per le prestazioni di servizi, i liberi professionisti emettono fattura elettronica entro 12 giorni dal pagamento del compenso indicato nel preventivo e nell’avviso di parcella. Il documento fiscale deve riportare obbligatoriamente le seguenti informazioni:
- identificativi dell’emittente (nome e cognome, indirizzo, partita IVA);
- dentificativi del cliente (nome e cognome/ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale);
- numero progressivo della fattura;
- data di emissione;
- descrizione sintetica della prestazione resa;
- quantità e iprezzo unitario al netto IVA del servizio fornito;
- costo complessivo (compenso, spese accessorie, oneri) al netto IVA;
- rivalsa INPS del 4% o altra rivalsa prevista dal proprio Ordine o Albo professionale;
- IVA (percentuale e importo) se applicata;
- ritenuta d’acconto se applicata;
- totale fattura;
- netto da pagare.
Il sollecito di pagamento
Per il recupero crediti, in caso di mancato pagamento nei termini di legge (indicati nel preavviso di fattura) si ricorre al sollecito di pagamento ufficiale, con gli estremi dell’insoluto. Questo documento ha valore legale quando successiva ad una fattura emessa, che funge da contratto tra le parti, i cui termini devono essere tutti rispettati, compreso il pagamento nei tempi concordati, di norma da 30 a 60 giorni dalla notifica del documento fiscale o dal termine della prestazione.
- Primo sollecito di pagamento: richiesta informale, con il riepilogo dei dati della fattura (importo, numero, modalità di pagamento).
- Secondo di pagamento: intimazione a procedere al pagamento, a pena ricorso alle vie legali.
- Ultimo sollecito di pagamento: inviato da un avvocato, prevede la richiesta di costituzione in mora del creditore, indicando le somme dovute e, se superano 77,47 euro, apponendo marca da bollo.
