Manager e uomini d’affari a corto di tempo e di liquidità, oggi faticano ad investire in personale che faccia tutto al posto loro. Crisi economica, globalizzazione e competitività esasperata, hanno, inoltre, spinto i businessman a diventare dei nomadi, sempre in giro per il mondo, a caccia di nuovi clienti e di promettenti affari. Ma chi resta in ufficio? Una volta ci restava l’affidabile e rassicurante segretaria. Oggi, con le difficoltà ad assumere, rischia di non restarci più nessuno.
Ma come sempre accade in tempi di crisi e di grandi cambiamenti, la necessità aguzza l’ingegno, ed intraprendenti manager hanno deciso di ovviare alle difficoltà logistiche dei loro colleghi, inventandosi un innovativo servizio: la segretaria virtuale o virtual assistant. Il servizio consiste nel mettere a disposizione del cliente che ne ha bisogno (manager, uomo d’affari in genere, imprenditore o libero-professionista) una linea telefonica esclusiva a cui un’operatrice risponde in maniera personalizzata, come se fosse all’interno dell’ufficio del richiedente. Ecco perché, il servizio viene chiamato anche “ufficio virtuale” o virtual office. L’ufficio virtuale comprende infatti, non solo l’assegnazione di una numerazione telefonica dedicata al manager che ne fa richiesta e l’assegnazione di una segretaria a distanza, ma anche la domiciliazione postale, il servizio fax ed email, la sede legale. Il tutto realizzabile pagando un piccolo corrispettivo mensile.
Questo innovativo servizio permette di svolgere la professione con efficienza, rapidità e notevole contenimento dei costi di personale e di gestione. Un risparmio enorme, se si immagina quanto costa avere a disposizione un ufficio reale. Niente segretaria? Allora niente ufficio? Tutto si svolge, a debita distanza, con un servizio fornito da imprese che si chiamano business center, centri d’affari. Oggi il manager potrà fare bella figura, anche senza una sede fisica ed una segretaria, perché quello che gli manca potrà “affittarlo” da un business center. Il fenomeno proviene dalla Gran Bretagna, (nella sola Londra si contano circa 400 business center) anche se fonti non ancora confermate, lo fanno addirittura risalire agli anni della grande crisi Usa del 1929, quando un gruppo di avvocati decise, per risparmiare, di condividere l’ufficio e la segretaria.
All’epoca Internet non esisteva, oggi, grazie al web, la segretaria virtuale, risponde non solo alle chiamate, effettua traduzioni, gestisce la corrispondenza, cura la stesura di lettere e presentazioni aziendali, si occupa di archiviazione dati, della comunicazione via posta elettronica. Se poi il manager che viaggia troppo avrà anche bisogno di una sede dove tenere riunioni di lavoro, meeting e conferenze o semplicemente di un ufficio ottimamente attrezzato dove poter concludere l’affare della sua vita, non dovrà fare altro che noleggiarlo presso il business center dove ha precedentemente affittato la segretaria.
Sempre a costi contenuti, in ogni parte del mondo, l’uomo d’affari si ritroverà un ufficio corredato di personale, arredamento, telefono, PC ed accessori. Da usare, per tutto il tempo che gli serve, anche solo per un giorno. Si tratta degli uffici a tempo. La più grande rete mondiale di affitto di uffici a tempo si chiama ABCN – Alliance Business Centers network a cui aderiscono anche business center italiani. Il fenomeno, infatti, è sbarcato pure nel nostro paese e già nel 2006 si contavano circa 180 centri di questo tipo.
