I vostri dipendenti sanno cosa possono condividere online quando rappresentano la vostra azienda? Per ogni dirigente è infatti indispensabile creare delle linee guida per il web, così da evitare certi errori che possono mettere in cattiva luce l’intero business. Ecco dunque di seguito come creare una politica di social media in poche mosse.
Prima di scrivere una politica di social media è meglio consultare altre politiche attuate da manager di aziende simili alla vostra, ma non copiatele parola per parola, usatele solo per trarre ispirazione. Alcune aziende più grandi hanno bisogno di una politica più complicata a causa delle loro dimensioni, ma per le piccole imprese una pagina potrebbe essere sufficiente.
Mostrate la politica di social media a un avvocato, del resto si tratta di un documento legale e quindi non è ad esempio possibile violare i diritti alla libertà di parola. Parlate con un legale per assicurarvi che la politica non sia troppo restrittiva. Procedete presentandola ai dipendenti, faccia a faccia. Di seguito invece alcune linee guida da tenere in mente e da includere nella vostra politica:
- non ripetete ciò che è già presente nel manuale per i dipendenti;
- la politica deve comprendere tutti i media online tra cui social network, blog, siti, wikipedia, video, siti di condivisione foto e via dicendo. In pratica, a qualunque cosa sia online;
- applicate tutti gli accordi di riservatezza: i dipendenti non possono diffondere online informazioni aziendali riservate, esattamente come avviene anche offline;
- divulgate l’affiliazione;
- i dipendenti non potranno usare logo e marchi aziendali a meno che non chiedano il permesso prima;
- rispettate la legge, ad esempio utilizzando le immagini esenti da copyright. Altrimenti dovrete chiedere il consenso del proprietario;
- riservatevi il diritto di eliminare o modificare alcuni post o commenti, se necessario.
In generale la politica di social media dovrebbe avere certe regole ma comunque dovrebbe anche essere flessibile e andare incontro alle esigenze di azienda e team. Fornite ai dipendenti una formazione costante e aggiornate continuamente la vostra politica in risposta alle nuove tendenze online.
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