La comunicazione interna deve essere sempre monitorata per capire su cosa puntare e per avere un feedback diretto da parte dei dipendenti.
Ad esempio, è un panorama sfaccettato quello che emerge sull’utilizzo delle email come canale per la comunicazione interna all’azienda: se Ragan Communications e RMG segnalano che il 98% delle imprese predilige questo tipo di contatto, un sondaggio SlickText rileva come il 47,7% degli intervistati lamenta un eccesso di eccesso di posta elettronica (penalizzando la soddisfazione sul lavoro) e addirittura il 60,8% ignora le email, mentre il 30% dei dipendenti non controlla mai la posta elettronica dopo l’orario di chiusura.
L’invio di email interne dovrebbe seguire precisi criteri. Il numero dei messaggi essere ridotto all’essenziale: in un’unica mail dovrebbero essere presenti tutte le informazioni necessarie, espresse in maniera chiara e sintetica, per evitare ulteriori invii.
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In alternativa si può prendere in considerazione la creazione di chat sincronizzate su tutti i dispositivi. Un ostacolo a questo passaggio può essere la diffidenza dei lavoratori ad imparare un nuovo modo di comunicare, ma potrebbe dare avvio ad una comunicazione più tempestiva, se gestita in modo razionale.
I messaggi su smartphone dovrebbero invece essere inviati solo per comunicazioni urgenti o promemoria, perciò molto sintetici e utilizzati con parsimonia.
A seconda di quel che si deve comunicare bisogna dunque scegliere il mezzo giusto. Un messaggio video da parte del CEO, per esempio, aiuta a dare una sensazione di vicinanza per comunicazioni motivazionali o particolarmente importanti.
L’importante è che la comunicazione sia inclusiva, permettendo una fruizione semplice a qualsiasi dipendente.
