Alzi la mano chi di voi (noi) non ha mai dovuto svolgere due o tre azioni contemporaneamente durante l’arco della giornata lavorativa odierna. Magari vi sarà capitato di parlare al telefono e, nello stesso tempo, inviare un’email o prendere un appunto su una terza questione balenata in mente. O magari vi potrà essere capitato di parlare con un collaboratore, dovendo nel contempo ricordare quelle cose che non vedete l’ora di trasmettere su carta.
Inutile dire che questo tipo di comportamento è tanto frequente quanto nocivo. Svolgere la propria attività lavorativa compiendo nello stesso istante più azioni, è il peggior modo per gestire il proprio grado attenzionale. Perché l’errore è dietro l’angolo e amministrare gli sforzi ripartendoli su una serie di iniziative contemporanee è molto più spesso determinante di errore, piuttosto che di risparmio di tempo.
Fare due o tre cose contemporaneamente è, in altri termini, uno dei migliori modi per dimenticare qualche elemento – anche importante – a causa di una frequente e scellerata suddivisione della propria attenzione. Come fare allora? È ovvio che, oberati dal lavoro quotidiano, molti di noi non potrebbero mai portare a termine una giornata lavorativa ponendo le proprie attività necessarie all’interno di una sequenza lineare. Gli imprevisti e le urgenze sono dietro l’angolo, e una rigida selezione delle azioni da svolgere non potrebbe essere realizzabile con efficacia, con la conseguenza di rendere presto obsoleto un qualsiasi tentativo di pianificazione inflessibile.
Vogliamo pertanto sapere da voi in che modo riuscite a gestire più incombenze in uno stesso momento, e quanto spesso vi capita di compiere delle azioni contemporanee. Noi lanciamo due consigli: il primo, è quello di affiancare a delle azioni importanti, che determinano un elevato grado di attenzione per il loro svolgimento, a delle azioni quasi totalmente automatiche, routinarie, di scarsa importanza.
Il secondo consiglio è, invece, quello di diventare parzialmente abitudinari. Se proprio dovete compiere più azioni contemporaneamente, dopo aver scelto di affiancare ad un’azione ad alto assorbimento di energie mentali una azione routinaria, fate in modo di assicurarvi che questa azione “automatica” sia svolta in step immodificabili (ad esempio, archiviazione dei file in una precisa cartella, e così via).
