Hanno resistito all’invasione della tecnologia, alla diffusione di Pc e telefonini ed alla sempre cresente informatizzazione del lavoro e, seppur si svolgono sempre più spesso in un ambiente hi-tech ed ultra-moderno, hanno mantenute intatte negli anni le loro caratteristiche. Sono le riunioni o, per dirla con un termine inglese, i meeting: croce e delizia di dirigenti ed impiegati.
Considerate indispensabili strumenti aziendali, in realtà le riunioni costituiscono uno dei momenti meno amati all’interno della compagine lavorativa, accomunando tutti i livelli, da quello più basso al top manager.
A questo proposito già Jean-Jacques Rousseau dichiarava: «L’uomo è nato libero, eppure viene imprigionato ovunque dalle riunioni».
Cionostante, si tratta di una fase importante di confronto, e, se svolta secondo determinati criteri, può costituire uno step fondamentale nella crescita di una realtà imprenditoriale. L’importante quindi non è solo incontrarsi, ma anche come lo si fa.
Una riunione coinvolge un gruppo più o meno ampio di persone e viene convocata, a seconda delle circostanze, per motivi differenti. La partecipazione ad essa è indispensabile per confrontarsi con i propri colleghi, porre delle domande, interagire e cercare soluzioni che siano, il più possibile, condivise da tutti i partecipanti.
Molto spesso i meeting possono essere anche usati come termometro per valutare l’attaccamento e la fedeltà aziendale, in questi casi vengono fissate in giorni o orari, per così dire, inconsueti. La prima cosa da fare quando si procede alla convocazione è definire la data e la finalità dell’incontro, il motivo della riunione deve infatti essere chiaro a tutti i partecipanti che, eventualmente, dovranno preparare documentazioni, lucidi, tabelle e via discorrendo.
A condurre la seduta è il leader, quasi sempre il dirigente dell’azienda, affiancato dal suo più stretto alleato. Spetta a lui l’arduo compito di porre le basi per adottare poi la decisione finale. Egli ha, inoltre, l’arduo compito di convogliare sulle sue posizioni gli scettici ed i neutrali, convincendoli con valide argomentazioni a supporto della sua tesi.
Il secondo passo è quello dell’organizzazione, il che implica una predisposizione degli spazi in maniera adeguata e con tutte le strumentazioni richieste dal singolo caso specifico. Questa parte operativa viene generalmente realizzata dagli organi di staff. La sala dove si svolge l’incontro deve essere confortevole, favorire lo scambio di idee, le relazioni interpersonali e la libertà di opinioni.
La durata dovrebbe essere massimo un’ora, considerando che per l’80% del tempo si ascolta e per il rimanente 20% si interviene. La parte finale è qualla delle conclusioni: un momento molto spesso sottovalutato ma che in realtà riveste grande interesse poiché in esso si realizza l’apporto del know how e lo scambio tra le diverse culture aziendali.
Se nonostante questi suggerimenti il meeting continuasse ad essere un momento di criticità è consigliabile leggere il libro “Morto di riunioni” di Patrick Lencioni, in cui, con arguzia ed umorismo, l’autore «indica soluzioni intelligenti, originali e soprattutto efficaci per rendere le riunioni come dovrebbero essere – interattive, utili e meglio organizzate – e non passive, noiose e confuse come spesso sono».
