Intanto mettiamo in chiaro una cosa: non esiste nessuno in grado di comunicare in maniera perfetta. Si può imparare ad evitare gli errori più comuni, e magari diventare ottimi comunicatori, anche tenendo presenti alcune regole base, che andiamo a elencare qui di seguito.
Comunicare con una persona alla volta. Va bene che siamo nell’era del multitasking, ma far sentire il proprio interlocutore al centro dell’attenzione per quel lasso di tempo può rivelarsi strategico, e far sì che quanto detto assuma un valore ben più importante.
Guardare negli occhi. La verità è negli occhi, e se volete comunicare efficacemente con qualcuno non potete che farlo guardando negli occhi l’interlocutore. Stabilire una connessione con gli occhi di chi ascolta è il primo passo per una conversazione efficace, nonché per rendersi conto di eventuali fraintendimenti.
Fare domande. Limitarsi a una conversazione a senso unico priva l’interlocutore del gusto della partecipazione. Fermarsi per fare un paio di domande a chi sta parlando con noi lo coinvolgerà certamente di più nella conversazione, e aiuterà a fissare i momenti importanti.
Scrivere i passaggi importanti. Non affidatevi troppo alla mente e alla memoria, con il rischio di omettere dati importanti. Fate una scaletta delle cose importanti da dire, e che usiate carta e penna oppure il tablet fa davvero poca differenza.
Rispondete all’intera e-mail, non solo alle prime righe. Quando qualcuno vi manda un’e-mail che richiede una vostra risposta, non limitatevi a leggere le prime righe, ma date la giusta attenzione a tutto il testo. Solo in questo modo alzerete il livello qualitativo della conversazione.
Organizzate le vostre risposte. Fate un piano che vi risulti comodo per evadere la posta elettronica giornaliera, i messaggi e le lettere che vi arrivino. E soprattutto, ricordatevi di rispettare i tempi!
Attenzione ai fraintendimenti. Può succedere di interpretare male il tono di una conversazione via posta elettronica. Alzate il telefono in quel caso, prima di dare per scontato di aver capito realmente le intenzioni del proprio interlocutore.
Accertatevi che il messaggio sia giunto a destinazione. La tecnologia crea spesso questo tipo di incertezza, se cioè il messaggio sia giunto a destinazione o meno. In questi casi non fa mai male confermare la ricezione, o richiedere una conferma quando siate voi ad aver mandato il messaggio o l’e-mail in questione.
