Spesso si è portati a confondere l’organizzazione con l’organigramma, ossia la formalizzazione di strutture, unità e reparti che descrive sinteticamente funzioni, compiti e rapporti gerarchici esistenti nell’ambito di una determinata struttura organizzativa.
In un’azienda, è proprio l’organigramma che permette di identificare i ruoli, in modo che siano riconoscibili sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione, identificando le responsabilità per le diverse aree di attività.
Gestione team e workflow: il fattore umano e quello digitale
L’organigramma definisce le linee di dipendenza gerarchica e funzionale di ogni organizzazione, evidenziando accentramento o decentramento decisionale: quanto più il potere è accentrato tanto più l’organigramma sarà “ad albero” e di tipo lineare, dall’alto verso il basso.
Software di automazione per HR
E poi la tecnologia a supportare le persone nel loro ruolo di leader d progetto e qualunque altra funzione apicale che emerge dall’organigramma.
Ad esempio, per gestire team e flussi di lavoro in modo efficiente con un software di automazione HR, si può ricorrere alla suite di collaborazione Bitrix24, a disposizione di tutte le funzioni aziendali. Qualche esempio:
- ufficio virtuale per consentire ai dipendenti dell’azienda di lavorare, comunicare e collaborare da remoto senza alcuna limitazione;
- workspace completo e online, con tutti i classici strumenti (feed, chat, chiamate, videochiamate, ecc.) per partecipare alle riunioni;
- strumenti per le HR volti a comprendere quanto e come lavora il team, in remoto ufficio come in ufficio (cartellino presenze, orologi, reportistica, ecc.);
- gestione ruoli e incarichi anche sia smartphone, con la possibilità di impostare task, seguire progetti e comunicare con il team via smartphone;
- interfaccia unica per gestire i lead e interagire con i clienti, seguendo in tutte le fasi il processo di vendita, dall’acquisizione di lead alla gestione del prospect, dalla chiusura del deal fino al servizio clienti.
Rappresentazione grafica dell’organigramma
La scelta della rappresentazione grafica dipende dalle modalità di funzionamento dell’organizzazione. Le rappresentazioni più comuni delle strutture organizzative sono le seguenti:
- funzionale;
- divisionale;
- a matrice.
Quale forma organizzativa scegliere e, di conseguenza, quale organigramma la rappresenterà?
- La struttura organizzativa funzionale è caratterizzata da pochi livelli gerarchici e permette un facile controllo della strategia aziendale e una facile misurazione dei risultati. Può, però, portare a difficoltà di coordinamento interfunzionale, con conseguente conflittualità fra le funzioni.
- La struttura divisionale, invece, si contraddistingue per un’organizzazione su più livelli dove è presente una maggiore flessibilità delle risorse e un più efficace coordinamento interfunzionale. Ma in una struttura divisionale si può facilmente correre il rischio di duplicare, per ciascuna divisione, le funzioni e i ruoli.
- Infine, la struttura a matrice è un mix tra organizzazione funzionale e organizzazione divisionale. Si caratterizza, infatti, per la coesistenza di due linee di dipendenza: gerarchica, o verticale e funzionale, o orizzontale. Il “nodo” della matrice è definito “gestore”, mentre l’area intorno al nodo è il “Gruppo di Progetto”. Questa particolare struttura organizzativa è caratterizzata da un’ampia flessibilità delle risorse, nessuna duplicazione di ruoli e funzioni, ma anche da un’alta possibilità di conflitto tra i manager e i responsabili aziendali.
Una stessa forma organizzativa non può perdurare per tutto il ciclo di vita dell’impresa. Se così fosse, ci troveremmo davanti un’impresa poco attenta ai cambiamenti del mercato e a tutte le sollecitazioni del suo ambiente di riferimento. Compito dei responsabili preposti all’organizzazione aziendale è quello di anticipare i cambiamenti del mercato per rendere le strutture organizzative più adeguate a rispondere tempestivamente alle nuove esigenze, strutturando al meglio le strategie e sfruttando le sinergie operative.
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a cura di Giuseppina Di Martino
