Riordinare la scrivania rappresenta raramente una priorità per chi svolge un lavoro d’ufficio, troppo impegnato a sfruttare il tempo a disposizione per svolgere le proprie mansioni e trascurando, inevitabilmente, la corretta organizzazione dello spazio.
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Quando la confusione regna sovrana, tuttavia, anche la produttività ne risente e a farne le spese sono sia l’efficienza sia la qualità del lavoro. La disorganizzazione costa tempo e denaro, soprattutto quando tutti i membri di un team non riescono a limitare il disordine rallentando il lavoro di tutti.
In che modo è possibile aiutare il proprio gruppo a organizzarsi? Quali sono le strategie da mettere in pratica per migliorare l’ordine senza compromettere la produttività?
Chi gestisce un team può, innanzitutto, pianificare un momento della settimana da dedicare alla “pulizia” e alla riorganizzazione delle scrivanie, un appuntamento inderogabile per tutti i collaboratori.
Molto utile, inoltre, è anche stabilire a priori un preciso sistema di archiviazione dei documenti, tenendo a portata di mano solo il necessario. Si parla di documenti cartacei (da inserire in appositi dossier di colore diverso) ma anche dei file digitali, da collocare all’interno di specifiche cartelle facilmente individuabili.
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Una buona pratica da seguire, inoltre, si basa sul riordino quotidiano della scrivania eseguito poco prima di lasciare l’ufficio: un’abitudine molto salutare e in grado di rendere il giorno successivo meno stressante.
