Parlare in modo positivo riformulando le frasi che iniziano con una negazione o che potrebbero sembrare deboli o difensive, così come utilizzare verbi al presente o al futuro piuttosto che al passato per evitare di insinuare sensi di colpa.
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Questi sono ritenuti principi cardine della comunicazione in qualsiasi ambito, teorie che dovrebbero essere applicate anche nel dialogo tra capo e collaboratori per garantire chiarezza evitando di sembrare eccessivamente autoritari o punitivi.
Ecco perché un suggerimento è sempre preferibile a una critica aperta, anche nel momento in cui si è costretti a segnalare un errore compiuto da un dipendente: piuttosto che soffermarsi su cosa è andato storto, è meglio guardare avanti e cercare di fornire indicazioni preziose per migliorare.
Solo per fare un esempio, dire a un collaboratore una frase del tipo: “In futuro, ti prego di leggere attentamente l’ordine del giorno..” è senza dubbio più efficace del feedback: “Avresti dovuto leggere attentamente l’ordine del giorno..”.
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Spesso, tuttavia, il modo di comunicare con il dipendenti dovrebbe variare a seconda del carattere di ciascuno e della singola situazione: se il proprio interlocutore tende a evitare il contatto visivo, ad esempio, è meglio non invadere il suo spazio rischiando di essere percepito come eccessivamente prepotente.
