Le riunioni sono il momento dove si condividono e si scambio la maggior parte delle informazioni ed inoltre è il momento in cui si prendono le decisioni efficaci per la riuscita dei progetti.
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Ecco allora qualche regola per preparare al meglio un riunione:
- pianificare;
- convocare;
- discutere;
- preparare un verbale.
La pianificazione della riunione include la decisione di quali persone invitare, la decisione del luogo e l’ora dell’incontro.
Si convoca una riunione per risolvere un problema o per prendere una decisione, per questo è fondamentale nel momento della convocazione, capire quali argomenti devono essere intrapresi, quali informazioni possono essere e devono essere condivise e infine chi deve prendere eventuali decisioni urgenti.
La discussione durante una riunione, deve essere supervisionata dal project manager, nonché colui che far rispettare un protocollo preciso durante la discussione.
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Infine il project manager o la persona che viene incaricata, deve scrivere il verbale, alcune volte non è essenziale scrivere tutto quello detto durante la riuonione ma basta annottare le cose più importanti con precisione. La nota positiva del verbale sintetico è la lettura completa da parte degli interessati, un verbale troppo lungo rischia di non essere letto.
