Sul lavoro le email sono sempre presenti, bisogna trovare il tempo per controllarle, bisogna essere capaci a scriverle e infine bisogna saper rispondere nel modo giusto ad ogni tipo di email.
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Come i rapporti con i colleghi anche le email non sono sempre solo positive, può capitare di trovare tra la posta ricevuta un email scortese.
Prima di rispondere bisogna saper valutare se l’email in questione è realmente scortese, cadere in dei fraintendimenti è molto facile, per questo è importante rileggere più di una volta il testo e capire se realmente l’intento del mittente era essere scortese. Dopo di che se la prima impressione era reale bisogna capire come rispondere al meglio, anche se potrebbe sorgere un dubbio “e se non rispondo?”, anche questa decisione deve essere presa valutando diversi punti, nonché:
- l’importanza dell’argomento in questione;
- i toni usati nell’email;
- le richieste o le domande.
Per importanza dell’argomento si intende capire se l’email è mirata a risolvere un problema che potrebbe danneggiare dipendenti ed azienda. Per quanto riguarda il secondo punto è importante far capire a chi ha inviato l’email che i toni usati sono sbagliati, non inviare una risposta può peggiorare la situazione, il mittente non capirà mai il suo errore e continuerà in altre occasione ad utilizzare toni scortesi nell’email. Potrebbe essere utile rispondere all’email spiegando che i modi usati non sono corretti e se vuole realmente spiegazioni o risposte deve presentarsi di persona.
Infine si deve valutare ciò che chiede il mittente, se l’email tratta argomenti gravi che hanno potuto turbare o danneggiare chi ha mandato l’email, bisogna mettere da parte i toni scortesi e capire il vero problema. Ciò può accadere quando all’interno dell’ambiente di lavoro accadono problematiche che possano turbare il regolare svolgimento del lavoro.
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Se dopo aver valutato tutti questi elementi si capisce che la via migliore è rispondere alle email, bisogna sapere cosa scrivere e come. Naturalmente è importante rispondere seriamente e con educazione, assolutamente sbagliato inviare una risposta simile all’email ricevuta.
Tutto ciò vale in qualsiasi caso, sia quando è un dipendente che scrive ad un manager e sia il contrario, qualsiasi ruolo si ricopre l’educazione è la prima regola.
