La comunicazione tramite email è quella più utilizzata in campo professionale Per questo il suo utilizzo deve essere consapevole e ragionato. Spesso la sua qualità può incidere sul business in maniera diretta.
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La cosa migliore è evitare risposte istintive, è sempre bene ragionare su una email di lavoro. Ma il lasso di tempo per rispondere non deve mai superare le 24 ore. Se non è possibile farlo entro questo tempo perché non si ha ancora la risposta è bene farsi vivi in ogni caso, comunicando che la email è stata letta e si verrà contattati al più presto.
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La comunicazione deve essere diretta e chiara. La prima cosa da comunicare sono le informazioni essenziali, quelle che sono state richieste. Non per questo bisogna essere sbrigativi o poco gentili. Prima di rispondere bisogna essere sicuri di avere chiara in mente l’ultima mail di riferimento, per dare la sensazione che sia abbia il controllo su tutta la comunicazione.
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Procedere per punti, anche con un elenco numerato non è asettico se aiuta a fornire risposte chiare. Naturalmente non sono ammessi errori di ortografia, ma neanche di battitura, per questo rileggere il documento è essenziale. Infine sono ammesse domande che possano aiutare a fornire risposte più dettagliate nel caso in cui ci si rendesse conto che la comunicazione non è stata esaustiva, il che mostra interesse e pone le basi di una relazione soddisfacente.
