Le riunioni possono essere stressanti e poco utili, gestirle al meglio potrebbe aiutare ad evitare errori molto frequenti.
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Per capire dove si sbaglia è importante capire gli errori, ecco allora i più comuni. In primis si trova la mancata comunicazione di ciò che si parlerà durante la riunione, con il risultato di dare inizio a una riunione incomprensibile, vaga e senza senso. Ma l’errore peggiore si presenta proprio dall’inizio, nonché arrivare in ritardo in riunione sopratutto senza scopi giustificati, tutti i partecipanti devono essere puntuali, la puntualità e la serietà sono due elementi che rendono la riunione produttiva. Se il tempo è importante come per l’inizio della riunione, lo è altrettanto anche per la fine, prolungarla per orari troppo lunghi e troppo tardi porta a perdere solo del tempo, con il risultato di rendere la riunione inutile. Dopodiché è importante valutare chi dovrà partecipare alla riunione, tutti i partecipanti devono essere coinvolti veramente all’argomento o agli argomenti della riunione, troppe persone non utili rischiano di creare solo tanto caos e confusione.
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In sintesi è fondamentale la pianificazione della riunione include la decisione di quali persone invitare, la decisione del luogo e l’ora dell’incontro. Si convoca una riunione per risolvere un problema o per prendere una decisione, per questo è fondamentale nel momento della convocazione, capire quali argomenti devono essere intrapresi, quali informazioni possono essere e devono essere condivise e infine chi deve prendere eventuali decisioni urgenti. La discussione durante una riunione, deve essere supervisionata dal project manager, nonché colui che far rispettare un protocollo preciso durante la discussione.
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Infine il project manager o la persona che viene incaricata, deve scrivere il verbale, alcune volte non è essenziale scrivere tutto quello detto durante la riuonione ma basta annottare le cose più importanti con precisione. La nota positiva del verbale sintetico è la lettura completa da parte degli interessati, un verbale troppo lungo rischia di non essere letto. Infine quando si parla di una determinata argomentazione è importante rimanere in tema, dilungarsi troppo dall’argomento principale, rischia di portare i partecipanti a non capire il punto di arrivo.
