Nel mondo del business saper comunicare attraverso la parola scritta è un passaggio obbligato. La scrittura ci definisce e dice tutto di noi, per questo essere chiari e diretti serve per trasmettere un senso di fiducia.
=> Leggi come allenarsi alla scrittura
Se si tende alla confusione e all’incertezza si dovrà fare uno sforzo per eliminare il senso di disequilibrio che la parola scritta potrebbe trasmettere. La cosa migliore in questi casi è chiarirsi in anticipo le idee. Se lo scopo è informare il lettore di qualcosa basterà comunicare quello che si deve, ma molto più spesso il manager si trova nella condizione di dover convincere e persuadere qualcuno, allora il gioco diventa più complesso e la struttura dovrà essere più curata.
=> Scopri come migliorare la scrittura aziendale
Quando si scrive inoltre bisogna pensare al lettore futuro cercando di avere un impatto su di lui dal punto di vista emotivo. Se si riescono a toccare le corde giuste il messaggio arriverà molto meglio. Questo non significa essere particolarmente romantici, la cosa metterebbe in imbarazzo il lettore, ma essere coinvolgenti, sapendo ispirare chi sta leggendo.
=> Vai alle parole da non usare
Inoltre non bisogna dilungarsi troppo ma andare subito al punto rimandando alla seconda parte le spiegazioni più dettagliate. Anche le frasi devono essere concise, mantenendosi su una lunghezza media. Quando il documento è stato scritto una buona idea è quello di rileggerlo ad alta voce. Si capirà se il tono è quello giusto e si è stati troppo formali. Infine attenzione agli errori, ricevere un documento che ne contiene mette in cattiva luce il manager che l’ha inviato e rovina la sua reputazione.
Fonte immagine Shutterstock
