Creare un modello di documento compilabile solo in alcuni campi – bloccando la modifica di alcune sezioni (ad esempio tipologia del documento, data, responsabile, ecc.) – può essere utile in molte occasioni nei contesti aziendali o comunque di lavoro. In questi casi, se utilizziamo Word si parla di modulo, composto da aree tradizionali (generalmente non modificabili)- testo e immagini come in qualsiasi altro documento – e da campi utilizzati per l’inserimento dei dati, ad esempio da clienti o fornitori.
Vediamo come realizzare moduli con Word 2007, creato con campi in cui vengono inserite le informazioni statiche (e protette da eventuali modifiche) e spazio libero alla digitazione per la compilazione del documento.
La prima operazione necessaria per inserire campi modulo e caselle di controllo è abilitare la barra degli strumenti di sviluppo selezionando il pulsante di Office, in alto a sinistra nella finestra di Word, e scegliendo la voce “Opzioni di Word”: nella scheda “Impostazioni generali” occorre selezionare “Mostra scheda sviluppo sulla barra multifunzione”.
Da questo momento, tra le schede disponibili di default (Home, Inserisci, Layout…) sarà visibile anche la scheda Sviluppo, in cui troveremo i “vecchi” campi modulo già disponibili nelle precedenti versioni di Word e nuovi tool per rendere i nostri documenti ancora più completi.
I moduli principali, che vedremo nel seguito del tutorial, sono:
testo: che possono contenere un testo, un numero o una data;
elenco a discesa: che consente di scegliere una voce da un elenco predefinito;
casella di controllo (checkbox): una casella che può essere selezionata o deselezionata per gestire le preferenze all ‘ interno dei documenti;
casella immagine: che consente di inserire una immagine nel documento.
A questi si aggiungono numerosi altri controlli ActiveX, aggiunti in questa versione di Word, che forniscono ulteriori e più specifiche funzionalità. La seguente figura rappresenta la finestra presente nel menù Sviluppo dalla quale è possibile selezionare i moduli da inserire nel documento.
Il primo campo modulo che andremo a vedere è la casella di testo, il più utilizzato a livello aziendale e, in generale, nella realizzazione di documenti da compilare. La casella di testo dispone di molteplici opzioni.
In particolare, è possibile definire la tipologia di testo (testo normale, numero, data, data corrente, calcolo, ecc.) e il testo predefinito, che verrà visualizzato nel documento prima di eventuali modifiche. Inoltre, è possibile indicare la lunghezza massima del campo e le eventuali macro da eseguire all ‘ entrata e all’uscita del modulo. Una specifica casella “consenti riempimento” permette di decidere se il campo testo inserito è disponibile alla modifica o meno.
Il campo casella di controllo è utilizzato quando il modulo che si deve realizzare vuole fornire la possibilità di esprimere le preferenze.
Le opzioni disponibili riguardano la dimensione del riquadro atto a contenere la preferenza, che può essere automatica o arbitraria.
Inoltre, è possibile scegliere se il campo di controllo dovrà essere selezionato o non selezionato di default e, come per la casella di testo, le eventuali macro da eseguire all ‘ entrata e all’uscita del modulo.
La “casella combinata” consente di realizzare un elenco a discesa dal quale è possibile selezionare una voce: è indispensabile quando il modulo deve essere compilato, ma le opzioni e il testo per completare il modulo devono essere definiti preventivamente. La finestra delle opzioni per il campo elenco a discesa presenta in alto la zona per la creazione delle voci dell’elenco, che poi possono essere ordinate secondo le necessità con due appositi pulsanti freccia.
In Word 2007 è possibile inserire anche controlli ActiveX, che consentono una migliore gestione delle proprietà dei moduli. Si riporta ad esempio il caso di casella di testo che, se inserita attraverso un controllo ActiveX, può essere configurata anche in termini di colore dello sfondo del modulo, colore del testo, stile del testo, dimensione del testo, altezza del campo, presenza di scrollbar, ecc.
Altri moduli utili sono quelli per la gestione immagini, come ad esempio “Controllo Contenuto Immagine”, per inserire immagini nel modulo.
Una volta inserito testo statico e moduli compilabili, è indispensabile proteggere il documento: il pulsante da selezionare è “Proteggi documento” nella scheda “Sviluppo” mentre la voce è “Limita formattazione e modifica”.
Sulla parte destra della finestra di Word si presenterà un apposita scheda che consente di selezionare le restrizioni alla formattazione e alle modifiche (sola lettura, commenti, revisione, compilazione moduli), nonché gli utenti abilitati. L’ultima azione da compiere è selezionare il pulsante “Applica protezione” e, infine, scegliere se inserire o meno la password di protezione.
