L’Italia è in recessione, con una crescita negativa che continuerà per tutto il 2009, anche nel settore ICT. A concorrere sono molti fattori. Gli analisti Forrester Research individuano: calo acquisti di beni tecnologici; difficoltà di accesso al credito; taglio ai budget per contenere le spese; rinegoziazione o chiusura di contratti con i fornitori; stagnazione nuovi progetti in azienda.
Bisogna però evitare soluzioni drastiche, che avrebbero sul lungo periodo effetti a dir poco dannosi: meno investimenti e tagli al personale, infatti, impoveriscono le Pmi che hanno una struttura così diversa dalle grosse compagnie, per i quali invece questi modelli di contenimento dei costi sono oggi all’ordine del giorno.
In tempo di crisi la parola d’ordine è tagliare. Ma come? Un’attenta analisi della propria azienda consente di razionalizzare le risorse sfruttando le novità tecnologiche, con conseguente risparmio sui costi.
Area Operativa
Rinvio progetti. Si può prorogare l’inizio di quei progetti i cui clienti non potrebbero affrontare al momento la spesa corrispondente: si mantiene il contratto in sospeso fino alla rinnovata disponibilità economica del cliente, senza perderlo e mostrandosi un partner di fiducia.
Riduzione viaggi. Ricorrendo a call conference e videoconferenza per le riunioni operative di progetto tra colleghi in sedi differenti. Si possono anche usare strumenti web 2.0 con i collaboratori in remoto, come Twitter – per comunicazioni brevi e in tempo reale, anche sul cellulare – e Yammer, la sua “versione aziendale”.
Area servizi generali
Razionalizzazione consumi. Corrente elettrica, stampanti, fax e riscaldamento possono essere regolati di giorno e vanno interrotti di notte e durante la chiusura dell’ufficio, salvo emergenze operative.
Contratti telefonici aziendali. I provider offrono soluzioni business con sconti per chiamate fra colleghi e filiali. In più si può richiedere un unico contratto per servizi voce e di connettività mobile per l’intero parco aziendale.
VoIP. Solitamente più economico del sistema telefonico classico e disponibile anche open source via Web.
Area Acquisti
Rinegoziazione contratti clienti e fornitori. Si possono richiedere verso i fornitori o nei confronti di clienti delle modifiche alle condizioni contrattuali prima della naturale scadenza del contratto.
Chiusura contratti. Razionalizzare è possibile ma con cautela, soprattutto in caso di contratti di manutenzione per i quali si deve avere una valida alternativa una volta estromesso il fornitore principale.
Valutazione fatture fornitori. Ricontrollare le voci di costo in aderenza agli accordi contrattuali al fine di pagare solo ciò che è stato concordato.
Revisione accordi e scelta fornitori IT.
Approfittando delle guerre fra produttori software concorrenti, si possono intercettare sconti interessanti su licenze o manutenzione. Inoltre, sul mercato si trovano oggi licenze pay-per-use, ossia condivise e quindi più economiche, oppure soluzioni SaaS (Software-as-a-Service) da utilizzare in remoto on demand pagando solo un canone di servizio in funzione degli accessi.
Inoltre, si possono individuare soluzioni equivalenti e compatibili, ma magari meno costosi di quelli già in uso, o addirittura open source con licenza freeware.
Spesso conviene poi essere espliciti e richiedere condizioni vantaggiose (training e installazioni gratuite), se lo sconto non è possibile. O ancora, passare ai piccoli fornitori, che dovendo imporsi sul mercato propongono spesso le offerte più competitive. Certo, si deve fare attenzione alle sue credenziali e non approfittarsi del proprio potere contrattuale per evitare di danneggiarlo economicamente.
Area sistemi e applicativi
Acquisto sistemi strategici. Acquistare determinati sistemi tecnologici molto utilizzati può essere più economico di noleggiarli, se utilizzati spesso. Un esempio tipico è la videoconferenza.
Prodotti standard. Usare le soluzioni “best-of-breed” – che assolvono al meglio a specifiche esigenze funzionali ma non si basano su standard architetturali omogenei – solo se necessario: la manutenzione in genere è più onerosa.
Revisione consumi data center. L’obsolescenza delle macchine potrebbe causare un eccessivo dispendio energetico. Per decidere se affrontare o meno la sostituzione di hardware si possono consultare siti come Green Grid, che fornisce metodi di misurazione e consigli sul risparmio energetico.
Virtualizzazione server. Riduce l’esigenza e il costo di server fisici. Siti come VMware communities forniscono suggerimenti e supporto di user groups.
De-duplicazione dei dati. Consente di ottimizzare lo spazio occupato dai dati eliminando le ridondanze, ottimizzando lo storage, migliorando le prestazioni e risparmiando sui consumi.
Razionalizzazione gestione dIT. Le architetture orientate al servizip (SOA) riordinano il parco applicativo eliminando ridondanze e rendendo il codice modulare e riutilizzabile, abbattendo i costi di sviluppo per nuove applicazioni.
Business continuity. Individuando infrastrutture e processi che necessitano di operatività contiua, fuori dall’orario d’ufficio si può “chiudere i rubinetti” a tutti i sistemi e macchinari che non li supportano.
Revisione Service Level Agreement. Se i contratti con i fornitori prevedono livelli SLA troppo elevati, si può ridurre laddove non si siano rivelati critici, cercando di rinegoziare le condizioni contrattuali.
Web mail. Investire in un servizio di email via web, (es. Google Gmail) può essere economicamente più vantaggioso, come riferiscono gli analisti di settore (dati Forrester Research), perchè si tagliano i costi di sicurezza, archiviazione, accesso mobile e assistenza.
Cloud computing. utilizzando risorse hardware, software, applicazioni e dati in modo distribuito via Internet appoggiandosi a un fornitore di servizi (es. Google application for business), si può pagare solo un canone ed essere subito operativi.
Tagli da evitare
I tagli Pmi devono distinguersi da quelli “Enterprise”, per il diverso assetto, struttura e modelli operativi alla base del business.
Revisione strutture e ruoli. Tra le big la parola d’ordine è accorpare ma nelle Pmi il numero dei dipendenti è già esiguo, e gli addetti sono spesso figure specializzate. Non ha senso cambiarne i ruoli.
Strutture di servizio comuni. Servizi che ottimizzino le risorse destinate ai vari dipartimenti (es. l’help desk) nelle Pmi non servono, vista la struttura organizzativa già all’osso.
Tagli al personale. Mentre per le Big in questo modo si abbattono i costi, per le Pmi un’ulteriore contrazione dei dipendenti potrebbe impoverire l’operatività generale dell’impresa.
Chiusura sedi periferiche. Il taglio dei costi può essere un rischio per una Pmi dal momento che, se possiede una sede dislocata, senza dubbio ricopre un valore strategico indispensabile.
Dislocazione produttiva. Trasferire parte della produzione in aree con manodopera a basso costo non ha senso per Pmi che producano articoli e prodotti artigianali di qualità, ma è da vagliare se ci si avvale di forniture esterne, valutando prima i costi di trasporto.
Misure di rilancio
Così come per le big company, risparmiare e ottimizzare i costi è “potere” ma ottimizzare è legge di mercato, senza perdere di vista le strategie di innovazione e consolidamento sul mercato. Questo può avvenire mediante:
Innovazione tecnologica. Cloud computing, virtualizzazione Saas, Web 2.0: oltre a sfruttarle in azienda l’idea in più è proporli ai propri clienti, magari in veste personalizzata.
Taglio prezzi. Per abbassare i prezzi senza perdere in profitto si riducano i costi interni, magari con un repository di tipo asset management per di replicare su altri clienti soluzioni a prezzi inferiori e più concorrenziali.
Alleanze. In tempo di crisi unire le forze può risultare strategico per risultare competitivi: le partnership consentono di espandere il bacino di utenza, offrire schemi di pagamento e fatturazione flessibili, offrire servizi di assistenza su tutto il territorio.
