Per i pochi che ancora non sapessero cosa sia, la Netiquette (Net, rete, + Etiquette, condotta) altro non è che l’insieme di regole di buon comportamento che ogni utente Internet dovrebbe rispettare. Il condizionale (purtroppo) è d’obbligo. Emerge da una convenzione ormai condivisa a livello globale e semplifica di molto le relazioni via web.
Il mancato rispetto della Netiquette, oltre che a far risultare l’utente grossolano e poco educato, può tradursi – quando si verifichi in ambito lavorativo, per quanto piccola l’azienda sia – in situazioni difficilmente gestibili, se non irrimediabilmente dannose.
Questo rischio è oggi aggravato da fatto che, oltre alla classica comunicazione via email, è sempre più frequente l’uso in ambito lavorativo di altri canali come chat, blog e forum di discussione, ciascuno dei quali porta dei rischi a sé.
In ogni caso, che si tratti di comunicazione uno-a-uno o uno-a-molti, le regole auree sono poche ed è facile rispettarle. Vediamo le più importanti per la vita aziendale in una Pmi, ovvero quelle connesse alle comunicazioni via email.
1. Portare rispetto: sembra banale ma non lo è. Anche per iscritto, trattate gli altri, superiori, colleghi o collaboratori, nel modo in cui vorreste essere trattati da loro.
2. Evitare toni accesi: la comunicazione via web amplifica i concetti, nel bene ma soprattutto nel male. Messaggi dal contenuto esplicitamente offensivo o di attacco, chiamati “flaming” in gergo tecnico, daranno inevitabilmente luogo a conflitti e faranno degenerare situazioni che, offline, potrebbero essere tranquillamente gestibili. Non rispondete a messaggi di attacco, neppure se provocati, e non scrivetene.
3. Non scrivere in lettere maiuscolo: equivale a strillare, oltre che risultare irritante e poco leggibile. Meglio il grassetto, più elegante ed equilibrato. Se proprio non potete evitarlo, limitatevi a una o due parole di cui volete veramente sottolineare l’importanza.
4. Evitare verbi all’infinito: valido soprattutto nelle comunicazioni top-down (da capo a collaboratore), frasi tipo Prego predisporre report o Prego completare il documento tendono a far sentire chi legge un mero esecutore anche quando ciò non è intenzione del mittente, a scapito del risultato finale.
5. Curare ortografia ed errori di battitura: se la fretta e la disattenzione prevalgono, oltre che risultare fastidiosi alla lettura, gli errori renderanno meno efficace la comunicazione e daranno l’impressione che il messaggio non sia importante. Molti software, web-based e non, hanno un correttore ortografico incorporato che è bene tenere attivato. Anche le abbreviazioni sono da evitare: potranno essere evidenti per voi ma non necessariamente per chi riceve.
6. Semplificare e sintetizzare: completate sempre il campo dell’oggetto con parole chiave, per ritrovare il messaggio dopo qualche tempo e inserite utili riferimenti, come rimandi a comunicazioni precedenti.
7. Firmare: nome, acronimo o pseudonimo che sia, la vostra firma deve essere presente in calce a ogni messaggio per dare peso e accettare la responsabilità di quanto scritto.
8. Preferire la parola: se possibile, non abusate dell’email e, soprattutto, non utilizzatela se lo stesso messaggio è trasferibile a voce (al telefono o face-to-face). Oltre al rischio di andare persa tra altre comunicazioni ed essere percepita con una priorità inferiore, l’email farà avvertire a chi la riceve una volontà di mantenere le distanze.
9. Controllate i destinatari. Per non trovarvi in situazioni imbarazzanti, dei messaggi (attenzione a cliccare “Rispondi a tutti” con leggerezza) e i contenuti degli stessi.
10. Evitate gli allegati troppo pesanti.. Il mancato rispetto della Netiquette porta a un sentimento di disapprovazione generale con conseguente isolamento. Fate quindi attenzione a non incorrere in questo rischio e, se non lo avete ancora fatto, documentatevi sulla Netiquette, ad esempio consultando la sezione dedicata sul sito della Registration Authority Italiana.
Una volta adottato un codice di comunicazione più educato e rispettoso, noterete immediatamente un miglioramento nelle risposte che ricevete (e del clima generale).
