Gestire le “trattative” con sistemi CRM – 3

I prospetti

Quali prospetti ci aspettiamo da un software di CRM ben personalizzato e da una organizzazione ben funzionante?

• trattative in corso, con data di prevista chiusura;
• opportunità che potrebbero chiudersi nel mese successivo e proiezione dei valori in gioco;
• trattative perse vs. trattative vinte, a vari livelli (ufficio, settore, commerciale, ecc);
• trattative in sospetta chiusura (sulla base di vari fattori legati alle agende ed alle attività).

Le aziende possono inoltre preparare altri report sulla base delle proprie necessità Tutti i software di CRM consentono di elaborare e presentare in dati presenti nel database secondo algoritmi e schemi codificabili in fase di personalizzazione.

Regole ed errori

Per impiegare bene un software di CRM, in relazione alla gestione delle opportunità, occorre:

• definire in modo chiaro gli obiettivi, le strategie, l’organizzazione, i processi commerciali;
• consentire un facile accesso ai sistemi, con dispositivi portatili, da punti remoti, in modo semplice;
• le attività di registrazione richieste devono essere quelle minime indispensabili, evitando l’inserimento di informazioni che poi non siano realmente usate;
• il software CRM non deve essere usato per controllare, ma per servire;
• i dati inseriti devono essere settimanalmente controllati dai responsabili (direttamente o tramite prospetti riepilogativi);
• i dati inseriti devono essere oggetto di bonifica almeno mensilmente, per tenere il database pulito;
• i dati vecchi devono essere consolidati, mantenendoli accessibili a chi ne sia autorizzato.

Conclusione

Un sistema di CRM può dare grandi vantaggi all’azienda che lo impieghi per la gestione delle opportunità commerciali, a patto che tutti si sentano coinvolti. Il CRM non è un software, ma una organizzazione dotata di strumenti.