E’ esperienza comune la ricezione di email contenenti nel campo “A” (destinatario) una miriade di indirizzi. La tendenza a spedire messaggi di posta elettronica a raffica – magari con informazioni stampa o con comunicazioni generali a gruppi di lavoro estesi – non è solo sgradevole (scarsa privacy sul proprio indirizzo email…) ma costituisce anche un veicolo per la diffusione non consentita degli indirizzi di posta elettronica che magari non erano mai stati resi pubblici ma solo comunicati per via personale.
L’indirizzo di posta elettronica è un dato personale e, come tale, senza un esplicito consenso non può essere oggetto di diffusione spicciola!
L’esigenza di inviare mail a più destinatari è comune a molti utenti, certo. Pensiamo ad esempio ad una newsletter o ad una circolare da inviare a tutti i clienti. Ma tutela delle elementari norme di privacy e un pizzico di rispetto e psicologia certo non guastano in questi casi.
Quando si utilizza il campo “A” per l’inserimento di tutti gli indirizzi, ogni destinatario viene a conoscenza non solo degli indirizzi mail di tutti coloro a cui è stato inviato il messaggio di posta elettronica, ma anche del tipo di relazione che intercorre tra mittente e destinatari, che magari non gradivano renderle note, per i motivi più svariati. Un esempio per tutti: ogni singolo cliente potrebbe conoscere il nominativo degli altri clienti del mittente.
Immaginiamo questo caso: l’azienda X riceve una mail che è stata inviata ad altre 50 aziende.
Gli indirizzi di spedizione compaiono nel campo “Destinatario” e quindi sono visibili da tutti coloro che hanno ricevuto il messaggio. L’azienda X vede perciò altri 50 indirizzi mail, tra i quali scorge quello dell’azienda Y di un suo conoscente.
Entrambe le aziende fino a quel momento non sapevano di avere in comune il fornitore autore della missiva elettronica. Il titolare della ditta X, telefona al titolare della ditta Y, con il quale è in confidenza, e coglie l’occasione per chiedere numi sulle condizioni commerciali che vengono applicate dall’azienda che ha inviato la mail. Scopre in questo modo che a lui, a parità di quantità acquistate, sono riservate delle condizioni contrattuali sfavorevoli. Il titolare della ditta X telefona immediatamente al fornitore e con tono non molto cordiale, pretende le medesime condizioni di fornitura…
Un semplice indirizzo mail, sbandierato ai quattro venti, ha creato qualche problema all’azienda che ha inviato il messaggio di posta elettronica a più destinatari.
Sembra incredibile credere che queste forme di comunicazione “indiscriminate” avvengano, ma invece può capitare, anche e soprattutto se non ci sono sufficienti sinergie tra dirigenza, responsabili marketing e ufficio comunicazione.
Come si può fare per non incorrere in questi pasticci? Lo sappiamo tutti: inviare una mail ad ogni singolo destinatario? no! basta semplicemente utilizzare il campo “CCN” (copia carbone nascosta).
Nel campo “A” (destinatario) si può inserire il proprio indirizzo – è la prassi più comune tra le agenzie che diffondono i comunicati stampa – mentre nel campo “CCN” (copia carbone nascosta) possono essere inseriti tutti gli indirizzi degli effettivi destinatari del messaggio di posta elettronica. In questo modo, nel campo “destinatario” tutti vedranno solo l’indirizzo del mittente mentre gli altri indirizzi email non saranno visibili.
Una soluzione banale, ma che permette di non distribuire senza certezza di autorizzazione indirizzi mail e soprattutto consente di mantenere maggiore riservatezza sul proprio business.
