Tra i benefit che vengono concessi ai dipendenti, uno dei più classici è il telefono aziendale, che può essere dato in uso per finalità esclusivamente lavorative o per utilizzo promiscuo. E proprio in base all’uso che ne fanno i lavoratori, l’azienda può avere necessità di controllare i consumi.
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Controllo ora autorizzato dal Garante Privacy, ma solo nel caso in cui esso avvenga nel rispetto della privacy e solo se le informazioni risultano:
necessarie, pertinenti e non eccedenti, o comunque se, in base alle condizioni contrattuali applicabili dal provider, comportino dei costi (ipotesi che non ricorre per le chiamate in entrata in roaming senza specifici addebiti e in caso di tariffe flat).
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Controllo cellulare: requisiti
A sottoporre al Garante un progetto di sistema per il controllo dei consumi telefonici aziendali è stata una multinazionale, che ha ricevuto l’ok dell’authority a patto di attenersi a precise misure a tutela della riservatezza dei lavoratori. Vengono ad esempio richiesti:
- mascheramento parziale dei numeri in entrata e uscita,
- tempi di conservazione non oltre i 6 mesi (non un anno come chiesto dalla società)
- cifratura del file con i dati estratti,
- anonimizzazione tramite l’utilizzo di tecniche che non consentano la re-identificazione del lavoratore.
Anche se si punta solo a ridurre i costi aziendali e valutare l’adeguatezza del contratto con la compagnia telefonica analizzando informazioni desunte dalla fatturazione relativa alle chiamate in uscita dei dipendenti che hanno in dotazione una SIM aziendale, poiché il sistema si presta a realizzare un potenziale e indiretto controllo a distanza, deve anche essere stipulato specifico accordo sindacale nel rispetto della disciplina di settore.
L’azienda dovrà inoltre fornire precisa informativa ai dipendenti e adottare un disciplinare interno per regolamentare le condizioni di uso delle SIM aziendali. Nel caso in cui d’analisi dovessero emergere consumi anomali, la società potrà analizzare le cause, ma i dati non potranno essere trattati a fini disciplinari.
