Siamo di nuovo in tema di privacy, in questo articolo esamineremo il documento con il quale il titolare del trattamento dei dati descrive all’interessato il tipo di operazioni che intende svolgere con i dati in suo possesso.
L’informativa, in base all’articolo 13, può essere fornita in forma orale o scritta (anche se è preferibile la forma scritta) e deve essere preventiva rispetto al trattamento dei dati in modo da consentire al titolare dei dati di poter scegliere con consapevolezza se prestare o no il suo consenso al trattamento.
La legge non prevede formule standard da usare per la stesura dell’informativa, importante è che si comunichi all’interessato, in modo chiaro e completo, il tipo di trattamento che si intende effettuare con i dati in proprio possesso.
Di seguito un esempio di informativa che è possibile compilare ed adattare alle proprie esigenze.
L’informativa deve evidenziare in che modo e per quale motivo i dati sono raccolti e queste informazioni devono essere fornite in modo dettagliato; non sono corrette frasi generiche come, ad esempio: «i dati sono raccolti per finalità istituzionali dell’azienda» ma è necessario specificare quali sono queste finalità, una frase corretta potrebbe essere ad esempio: «i dati raccolti saranno trattati mediante modalità cartacee o supporti informatici nel rispetto della legge sulla privacy, e verranno usati per i seguenti scopi: assistenza tecnica e post vendita, invio di materiale pubblicitario, analisi statistica di custumer satisfaction, invio di comunicazioni di carattere amministrativo, adempimento di obblighi fiscali e legali».
L’informativa deve evidenziare quali informazioni devono essere fornite obbligatoriamente (ad esempio i dati necessari per la fatturazione di un servizio, in questo caso l’interessato non può opporsi al trattamento) e quali facoltativamente, ossia informazioni che possono essere richieste per fornire un servizio aggiuntivo o più veloce all’interessato (ad esempio la richiesta del numero telefonico del cliente).
Il titolare del trattamento deve evidenziare nell’informativa quali sono le conseguenze di un eventuale rifiuto al trattamento dei dati, tale indicazione ha particolare importanza per i dati raccolti per adempiere ad obblighi di legge, in quest’ultimo caso il rifiuto comporta l’impossibilità di proseguire il rapporto. Una frase corretta da inserire al riguardo nell’informativa potrebbe essere: «Il conferimento dei dati necessari per la fatturazione (nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, oppure sede, ragione sociale, P.IVA), sono obbligatori al fine di poterle fornire il servizio richiesto. Il rifiuto di conferire i suddetti dati comporta l’impossibilità di eseguire il servizio. Il conferimento del suo numero telefonico o indirizzo mail è facoltativo, tuttavia la loro comunicazione ci permetterebbe di contattarla e aggiornarla tempestivamente circa il servizio richiesto o eventuali promozioni».
L’informativa deve esporre in modo chiaro e preciso l’ambito di diffusione dei dati, dovrà indicare i soggetti che potranno venire a conoscenza dei dati e che potranno utilizzarli specificando per quali fini. Ad esempio: «I vostri dati sono stati acquisiti in base alla Vs comunicazione al nostro ufficio commerciale e potranno essere comunicati ai seguenti enti pubblici o privati: amministrazione finanziaria, organi di polizia tributaria, ispettorato del lavoro, personale dell’ufficio contabilità, amministrazione, commerciale».
Nell’informativa devono essere specificati i diritti dell’interessato previsti dall’articolo 7 del decreto legislativo 196/2003. Non è sufficiente citare l’articolo in modo generico, è necessario riportare l’articolo o elencarne il contenuto.
Altro contenuto obbligatorio dell’informativa è l’indicazione del titolare del trattamento, la sede, la persona a cui rivolgersi per far valere i propri diritti, eventuali responsabili se nominati.
L’informativa deve essere consegnata all’interessato nel momento in cui vengono raccolti i suoi dati, nel caso in cui i dati non vengano raccolti direttamente presso l’interessato (modalità standard in Internet), l’informativa deve essere rilasciata quando si richiede la registrazione dei dati, e comunque non oltre la prima comunicazione degli stessi.
Le sanzioni previste per le violazioni riguardanti L’informativa sono previste dall’articolo 161 il quale prevede una sanzione amministrativa che varia in relazione al tipo di dato trattato e alla violazione commessa.
