Già quattro anni fa la delibera CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio, che definisce le note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico, aveva posto l’attenzione su come gestire tramite l’informatica l’archiviazione dei documenti.
La normativa ha interessato soprattutto l’ambito pubblico i cui volumi cartacei sono da sempre ingenti e meglio organizzabili.
Ma per quali motivi una PMI dovrebbe valutarne costi e benefici al di là degli aspetti legali e normativi? Per quale ragione dovrebbe dedicarsi a un’attività dispendiosa – per tempo e denaro – come la digitalizzazione dei propri archivi, dei documenti, dei certificati?
Fermo restando che la gestione dell’informazione è una risorsa essenziale per il funzionamento di un’organizzazione e ricopre una posizione strategica in grado di generare competività , conservare comporta garantire:
- reperimento dei documenti per fini amministrativi e storico-culturali
- non deperimento e accessibilità certa alle informazioni
- sufficienti livelli di sicurezza delle informazioni conservate
Su queste basi l’archiviazione ottica ha dei benefici oggettivamente quantificabili:
- Risparmio di spazio
- Risparmio di carta
- Risparmio sui costi di archiviazione
- Minor tempo di ricerca
- Trasmissione documenti
- Aumento produttività del personale
- Minori rischi di perdita accidentale dei dati
Mentre rimangono elevati i rischi dovuti all’obsolescenza tecnologica, che però può essere efficaciemente contrastata:
- Preservando la tecnologia originale
- Emulando la tecnologia originale su nuove piattaforme
- Migrando il software necessario per accedere,trasmettere e visualizzare i documenti
- Convertendo i documenti ed i dati associati verso formati aggiornati e standard
In conclusione, anche se l’archiviazione in ambiente digitale garantisce indubbi vantaggi, considerate le problematiche tipiche dell’evoluzione informatica, la soluzione più affidabile e sicura rimane quella di avvalersi di soluzioni miste (digitali-analogiche), riservando ai documenti più critici in assoluto un’ulteriore copia in carta.
