1.Preparazione:
- sensibilizzazione
- piano operativo
- atti preparatori
- programmazione
2.Riprogettazione del sistema documentale
- rilevazione stato attuale
- analisi
- riorganizzazione del processo
- decisioni e stesura documentazione
3.Azioni post progetto del sistema documentale
- rilevazione di eventuali scostamenti ed individuazione delle aree di miglioramento
- manutenzione e gestione
Per gestire la realizzazione di questo progetto e per curare la gestione presente e futura del sistema archivistico e documentale, sarebbe auspicabile individuare un ufficio apposito al quale destinare la responsabilità della gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi cartacei e digitali, al fine di garantire un corretto servizio archivistico, come previsto peraltro dalla normativa in vigore.
È, inoltre, importante sottolineare la necessità di una gestione integrata del servizio protocollo archivi, proprio al fine di garantire una corretta gestione dei documenti e la loro reperibilità, che una dispersione di funzioni e procedure metterebbe invece a rischio. Naturalmente è necessario essere consapevoli che un progetto così innovativo deve essere perseguito con criteri di modularità, in una logica di costante miglioramento che tenga conto della necessità di modifiche graduali e condivise. Non è necessario fare leva su immediati e importanti investimenti.
Quel che è necessario è credere in questa trasformazione nella gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi e nei benefici che essa porterà in termini di efficienza ed efficacia delle procedure. L’ostacolo più grande incontrato finora nelle realtà, siano esse pubbliche o private, nelle quali si è cercato di realizzare una simile trasformazione, non è stato né di natura tecnica né finanziaria, è stato si natura psicologica, in termini di resistenze dirette o indirette al cambiamento. Dunque, perché operare un simile cambiamento? Si potrebbe rispondere: per senso di responsabilità storica ed etica, perché è un cambiamento di prospettive, per adeguarci alle normative. Ma la risposta giusta è: perché conviene.
