La predisposizione di uno strumento di regolamentazione che includa tutte le procedure di gestione presenta numerosi vantaggi ed è infatti uno degli elementi qualificanti, presso molti enti, delle procedure di certificazione di qualità previste dallo standard ISO 9000. La Soprintendenza archivistica per la Lombardia ha redatto un modello di riferimento del Manuale di gestione, costantemente aggiornato ed utile a tutte le amministrazioni che realizzano progetti di gestione elettronica dei documenti. Tale documento fornisce alcune indicazioni operative per la stesura del Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell’Archivio che le Pubbliche Amministrazioni sono chiamate, come detto, a predisporre ai sensi degli artt. 3 e 5 dPCM 31/10/2000.
Il Manuale di gestione in dettaglio
Il manuale contiene sia disposizioni di carattere generale (che rimarranno inalterate nel tempo) sia specifiche (che richiederanno un costante aggiornamento), pertanto è opportuno organizzarlo come una struttura di articoli contenente disposizioni e principi di carattere generale nei quali si rinvia ad allegati più specifici. Tali allegati potranno così essere aggiornati con maggiore semplicità senza dover ricorrere all’aggiornamento dell’intero manuale.
In particolare, il Manuale deve riportare:
- il modello organizzativo adottato dall’Ente per la gestione dei documenti;
- disposizioni di carattere generale sulla struttura del sistema documentario, del servizio per la sua tenuta e delle responsabilità in materia anche distribuite all’interno dell’amministrazione;
- il piano di conservazione dell’archivio, che comprende il titolario di classificazione e il massimario di selezione o scarto;
- le misure di protezione adottate per garantire la sicurezza e la riservatezza del patrimonio documentario;
- la regolamentazione di ogni attività connessa alla formazione, gestione, conservazione e accesso all’archivio;
- le modalità di trattamento dei documenti registrati e classificati, inclusa l’apposizione associazione della segnatura di protocollo;
- le modalità di registrazione, classificazione, aggiornamento e manutenzione del sistema;
- le norme generali di gestione della corrispondenza in arrivo, in partenza e interna e di movimentazione delle pratiche, incluso il trattamento, la comunicazione e la conservazione di documenti informatici e di altre specifiche modalità di trasmissione (fax, raccomandate, assicurazioni, ecc.);
Per diventare operativo all’interno di un Ente, il Manuale di gestione deve essere infine approvato dalla competente Soprintendenza archivistica regionale e reso pubblico ed accessibile sia tramite Internet (possibilmente sul sito del protocollo), sia attraverso supporti informatici o cartacei; deve essere redatto in modo chiaro, completo e aggiornato periodicamente.
Per facilitare l’introduzione di un sistema di protocollazione informatica e gestione documentale in quelle amministrazioni che non hanno ancora adottato il sistema, nonché per favorire il completamento e la razionalizzazione delle attività da parte di quelle amministrazioni che hanno già avviato progetti finalizzati alla implementazione del sistema, di seguito viene riportata la sintesi del processo (articolato in fasi) di realizzazione del Manuale di gestione del protocollo informatico.
