Gli articoli seguenti si occupano della riproduzione e conservazione dei documenti informatici. In primo luogo, all’art. 42 si prevede la possibilità di costituire archivi informatici che vanno a sostituire quelli cartacei, previa valutazione in termini di costi/benefici circa il recupero su supporto informatico di documenti e atti non informatici di cui sia obbligatoria o solo opportuna la conservazione.
L’art. 43 disciplina, invece, la riproduzione di documenti e stabilisce un generale principio di validità e rilevanza a tutti gli effetti di legge dei «documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione» che siano riprodotti su supporto informatico qualora la loro riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità all’originale e la sua conservazione nel tempo. Al comma 2, la norma esclude la riproduzione fotografica quale mezzo idoneo ad effettuare la sostituzione per il futuro, ma stabilisce che restano validi i documenti già conservati mediante riproduzione su «supporto fotografico, su supporto ottico o altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali».
Infine, all’art. 44 si prevedono un serie di requisiti che un sistema di conservazione deve garantire: l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento; l’integrità del documento; la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative; il rispetto delle misure di sicurezza in tema di riservatezza e tutela dei dati personali.
Dall’analisi effettuata è facile evincere come, dal punto di vista giuridico, le nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione abbiano ricevuto un pieno riconoscimento non solo come supporto al cittadino e alla Pubblica Amministrazione nello svolgimento della procedura, nella comunicazione e nello scambio di documenti, ma anche come mezzo di attuazione delle diverse fasi procedimentale di un atto amministrativo. Le norme vigenti consentono quindi l’immediata applicabilità delle tecnologie informatiche nel procedimento amministrativo e, allo stesso tempo, costituiscono principi giuridici fondamentali per i procedimenti amministrativi informatizzati, il rispetto dei quali è propedeutico a quello dei principi di efficienza, efficacia, economicità e trasparenza dell’attività amministrativa in senso lato.
