Una norma destinata ad avere un notevole impatto nella quotidianità dell’azione amministrativa è rappresentata dall’art. 41, relativo all’informatizzazione del procedimento amministrativo. Tale norma dispone al comma 1 che «le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione», secondo disposizioni di legge.
Nei commi seguenti sono poi disciplinate tutte le modalità di implementazione pratica dell’informatizzazione del fascicolo e di tutti quegli istituti previsti dalla L. n. 241/1990.
Il “fascicolo informatico” è inteso come strumento fondamentale dell’iter procedimentale nel suo complesso. Per quanto concerne la formazione del fascicolo del procedimento si stabilisce che «la pubblica amministrazione titolare del procedimento può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati» ed, inoltre, ai sensi dell’articolo 8 della L. n. 241/1990 afferma che, all’atto di comunicazione dell’avvio del procedimento, la P.A. deve comunicare agli interessati le modalità per esercitare in via telematica il diritto a prendere visione degli atti del procedimento ed il diritto a presentare memorie scritte e documenti.
Il comma 2-bis prevede la costituzione, formazione, gestione, conservazione e trasmissione del fascicolo informatico, l’applicazione delle norme e delle regole che riguardano la gestione delle varie fasi di vita del documento amministrativo informatico, comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed i sistema pubblico di connettività, e comunque rispettando i criteri dell’interoperabilità, ovvero dei servizi idonei a favorire lo scambio di dati e delle informazioni all’interno delle Pubbliche Amministrazioni e tra queste ed i cittadini, e della cooperazione applicativa, la quale consente l’interazione tra i sistemi informatici delle Pubbliche Amministrazioni.
Sempre l’art. 42, comma 2-quater, prevede una gestione flessibile del fascicolo da parte della Pubblica Amministrazione titolare del procedimento in quanto il fascicolo può contenere sia aree riservate, cui hanno accesso solo la P.A. titolare del procedimento e altri soggetti predeterminati, sia aree accessibili da parte di più soggetti. Il fascicolo informatico deve, inoltre, essere formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità dei singoli documenti.
Infine, l’ultimo comma dell’art. 41 disciplina la conferenza dei servizi, strumento mediante il quale si assumono in un unico contesto tutti i pareri, le autorizzazione ed i nulla osta delle varie amministrazioni coinvolte in un procedimento amministrativo ed è svolta utilizzando tutti i mezzi telematici disponibili, secondo i tempi e le modalità stabiliti dalle varie Amministrazioni.
