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Indennità di trasferta e rimborsi spese per il dipendente: guida alle diverse modalità di calcolo degli importi dovuti al lavoratore in capo all'azienda.
Al lavoratore dipendente inviato in trasferta o destinato occasionalmente e temporaneamente a svolgere le proprie mansioni in altro luogo rispetto alla sede di lavoro spettano indennità di trasferta e rimborsi spese. Il diritto scatta per l’allontanamento dalla sede di lavoro abituale e non per le spese di viaggio vere e proprie. I rimborsi spese di trasferte nello stesso Comune sono imputabili in capo al dipendente ad eccezione di quelle di trasporto comprovate da documentazione rilasciata dal vettore.
=> Rimborsi spese in azienda: calcolo e contabilità
Per le trasferte fuori comune (rispetto alla sede abituale di lavoro, distanti almeno 10 km), il rimborso può avvenire in tre modi: rimborso a piè di lista, rimborso forfettario e rimborso misto.
- Nel rimborso a piè di lista tutte le spese sostenute vengono riassunte in una specifica nota e analiticamente rimborsate dal datore di lavoro. I giustificativi di spesa devono risultare emessi nel luogo e nei tempi della trasferta. Tali somme non costituiscono reddito tassabile per il lavoratore. Le spese di vitto e alloggio sono deducibili per l’impresa nel limite massimo giornaliero di euro 180,75 per trasferte nazionali ed euro 258,22 per quelle all’estero.
- Il rimborso forfetario è un’indennità prestabilita corrisposta a prescindere dalle spese effettivamente sostenute dal dipendente. Per l’impresa sono interamente deducibili senza alcun limite; per il dipendente non sono imponibili entro il limite di euro 46,48 al giorno per trasferte in Italia ed euro 77,47 al giorno per trasferte all’estero. Tali importi vanno considerati al netto delle spese di viaggio e trasporto sostenute e documentate. La quota eccedente tale limite è considerata di natura retributiva.
- Con il rimborso misto le indennità nei limiti degli importi previsti per il rimborso forfetario vengono ridotti di un terzo ma vengono riconosciuti al dipendente il rimborso delle spese di vitto e quelle di alloggio. Se l’azienda rimborsa sia le spese di vitto sia quelle di alloggio, gli importi vengono ridotti di due terzi.
