In questo tutorial impariamo a creare una prima nota cassa utilizzando l’applicativo Microsoft Excel: utilizzeremo un foglio di calcolo nel quale disporre le voci del nostro libro giornale e al software non resterà che trattare gli importi riconoscendo attivo e passivo, aggiornando il saldo man mano che il libro viene compilato.
=> Scarica l’esempio di Excel già compilato
Struttura del foglio di calcolo
Innanzitutto bisogna creare la struttura del foglio di calcolo: creiamo la suddivisione delle colonne per le voci del libro:
- Data
- Tipo di movimento (entrata/uscita)
- Numero fattura
- Descrizione
- Entrata (campo che sarà compilato se il tipo di movimento è “entrata”
- Uscita (campo che sarà compilato se il tipo di movimento è “uscita”
- Saldo
Cominciamo a scrivere in ordine le voci nella prima riga del foglio centrando il testo all’interno delle caselle. Le dimensioni delle colonne dovranno essere preferibilmente le seguenti:
- 110 pixel
- 110 pixel
- 75 pixel
- 285 pixel
- 110 pixel
- 110 pixel
- 110 pixel
E’ anche possibile applicare una bordatura inferiore alle colonne per dare un effetto più gradevole all’intestazione del foglio. L’aspetto del foglio di calcolo sarà il seguente:
Per completare, assegniamo delle proprietà alle colonne: ad esempio “valuta” alle ultime tre colonne, dopo averle selezionate trascinando il mouse con il tasto sinistro cliccato.
Le funzioni del foglio di calcolo
Adesso bisogna creare una qualche interazione tra il foglio di calcolo e l’utente per facilitare l’inserimento dei dati. Ad esempio, potremmo creare una funzione che consenta di selezionare automaticamente il tipo di movimento a seconda di dove sia inserito l’importo (in entrata o in uscita).
Per effettuare questa operazione è sufficiente fare uso della funzione “SE” scrivendo il seguente testo nella prima cella utile della colonna (B2): “=SE(E2>0;”Entrata”;”Uscita”)”. Il software immetterà il testo Entrata se l’importo è presente nella cella corrispondente, altrimenti immetterà il testo Uscita.
Per copiare la formula su tutte le celle della colonna basta posizionare il puntatore del mouse sull’angolo in basso a destra della cella B2 ed una volta che il puntatore assume la forma a croce tenere premuto il pulsante sinistro e trascinare la formula verso il basso.
In assenza di valori nelle celle, il testo applicato è di Uscita ma ciò è dovuto alla forma che abbiamo dato alla formula, non è un errore.
Adesso bisogna creare la formula della colonna relativa al saldo e che calcola la differenza tra entrata ed uscita applicata a tutta la colonna.
Per avere forma sin dall’inizio, il saldo partirà dalla seconda riga (cella F3). La formula è questa: “=E3-F3+G2”, da trascinare sulle altre celle analogamente a quanto fatto prima.
Non resta che compilare il nostro foglio ci calcolo!
