In questo articolo illustriamo le potenzialità di Microsoft Excel nella costruzione di un rapporto sull’andamento dei risultati aziendali di una piccola o media impresa in termini di performance, sulla base di indicatori economici o di performance valutati su scala trimestrale e annuale.
Struttura del Report
Come prima cosa bisogna realizzare la struttura del foglio di calcolo. Uniamo le prime sei celle orizzontali del foglio (da A1 ad F1) per dare un’intestazione all’anno di attività (periodo di esercizio dell’azienda): selezionare le sei celle trascinando il tasto sinistro del mouse e cliccare sul pulsante “Unisci e centra”.
Ora scriviamo l’ANNO DI ESERCIZIO.
Adesso, per i quattro trimestri dell’anno uniamo (senza centrare il testo) le celle A5 B5 per il primo trimestre, A7 B7 per il secondo trimestre, A9 B9 per il terzo trimestre e A11 B11 per il quarto trimestre. Per unire senza centrare il testo nelle celle basta cliccare sulla freccetta alla sinistra del pulsante “Unisci e centra” e cliccare dal menu a tendina sulla voce “Unisci celle”:
Una volta effettuata questa operazione per tutte le celle all’interno ci scriviamo i trimestri corrispondenti:
Adesso cominciamo a scrivere le voci che dovrebbero indicarci la performance dell’azienda – Ricavi, Costi e Profitti – inserendole nelle celle D3, E3 ed F3 e centrando il testo.
Ora cominciamo a scrivere le prime formule. Partendo dalla cella F5 (i profitti relativi al primo trimestre) scriviamo il seguente testo: “=D5-E5”. In questo modo la cella F5 avrà come testo la differenza tra i valori inseriti nella cella D5 ed E5.
Procedendo in modo analogo per le celle F7, F9 ed F11 avremo:
Adesso, per impostare gli indicatori, conviene creare un altro anno di esercizio: copiamo ed incolliamo sotto il report appena creato e cambiamo l’anno di esercizio. Per fare ciò basta selezionare le celle (tasto sinistro del mouse) dalla A1 alla F11, cliccare al centro della selezione con il tasto desto del mouse e dal menu a tendina cliccare su “Copia”:
Infine posizioniamoci sulla cella A14 e clicchiamo sul pulsante in altro a sinistra “Incolla”:
Al posto dell’anno scriviamo quello successivo e mettiamo valori di Ricavi e Costi a caso diversi dall’anno. Ad esempio:
Applicare gli indicatori
Come indicatori utilizzeremo le variazioni percentuali dei profitti aziendali sul confronto annuale e trimestrale. Per cominciare uniamo orizzontalmente e centriamo il testo:
- H16, I16 e J16
- H18, I18 e J18
- H20, I20 e J20
- H22, I22 e J22
- H24, I24 e J24
Stessa cosa nelle celle:
- K16, L16 e M16
- K18, L18 e M18
- K20, L20 e M20
- K22, L22 e M22
- K24, L24 e M24
Adesso scriviamo nella cella H-I-J16 e K-L-M16 rispettivamente “Variazione trimestrale (%)” e “Variazione annuale (%)”:
Nel confronto trimestrale intendiamo la variazione percentuale dei profitti dal trimestre attuale al trimestre precedente, mentre nel confronto annuale intendiamo la variazione percentuale dei profitti relativi allo stesso trimestre ma dall’anno attuale a quello precedente.
Detto ciò scriviamo nella cella H-I-J18 la seguente formula: “=((F18/F11)-1)*100” per il calcolo della variazione percentuale dei profitti tra il primo trimestre successivo ed il quarto trimestre precedente. Nella cella K-L-M18 scriviamo invece “=((F18/F5)-1)*100”, per il calcolo della variazione dei profitti tra primo trimestre successivo e primo trimestre precedente. Effettuando la stessa operazione per tutte le altre celle il risultato dovrebbe essere il seguente:
Ovviamente il progetto può essere personalizzato secondo le proprie esigenze. Ad esempio è possibile aggiungere altri indicatori di performance aziendale (variazione dei costi, suddivisione dei costi totali in fissi e variabili, ecc…) o si può personalizzare graficamente il foglio di calcolo inserendo dei bordi:
