Nella gestione di una qualsiasi attività che comporti entrate e uscite di cassa, è fondamentale far riferimento ad un buon database che consenta di tenere sott’occhio ogni tipo di movimentazione: Microsoft Access consente in pochi passi di realizzare un database completo alla portata di tutti, anche per piccoli imprenditori che non hanno necessità di ricorrere ad applicativi complessi.Il programma fornisce wizard che guidano alla creazione di maschere, query e tabelle pronte allo scopo. Vediamo come procedere per raggiungere un buon risultato, partendo dai primi passi: la costruzione della tabella che conterrà i dati delle spese mensili sostenute.
Il documento
Apriamo Access – per questo esempio utilizziamo la versione 2007 – e facciamo clic sull’icona Nuovo Database vuoto in alto e al centro della finestra. Preoccupiamoci poi di scegliere la cartella entro cui salvare il database e digitiamo un nome. Nel nostro caso Associazione. Per completare l’operazione di creazione del documento facciamo clic su Crea.
La tabella
Dalla scheda Crea facciamo clic sul comando Struttura tabella. Viene visualizzato un foglio con due colonne: Nome campo e Tipo dati. Nella prima inseriamo le voci relative alle spese, nella seconda la tipologia dei dati da associare.
Chiave primaria
Iniziamo a compilare la nostra tabella partendo dall’inserimento della chiave primaria. Nel primo campo della colonna Nome campo digitiamo ad esempio: IDSpeseVarie. Mentre nel campo accanto della colonna Tipo dati facciamo clic con il mouse e scegliamo nell’elenco la voce Contatore. Infine, facciamo clic sull’icona in alto Chiave primaria.
Nome campo
Sempre nella colonna Nome campo inseriamo le diverse informazioni che ci occorrono. Ad esempio, definiamo le seguenti categorie: Tipo, cioè il genere di spesa sostenuta, Importo, Descrizione, Flusso e la Data operazione.
Tipo di dati
Passiamo ad associare una determinata tipologia di dati in ogni campo della colonna Tipo dati selezionandola dall’elenco proposto in Access. Per Tipo e Flusso scegliamo Ricerca guidata (ci riserviamo di descrivere come effettuarla nel successivo passo), per la voce Importo scegliamo Valuta; per Descrizione selezioniamo Memo, per Data operazione invece Data/ora.
Ricerca guidata
Utilizzando la Ricerca guidata possiamo generare un elenco di voci. Facciamo clic sul comando Ricerca guidata e spuntiamo la voce Immissione personalizzata. Digitiamo le voci che intendiamo inserire nei campi vuoti e facciamo clic su Avanti/Fine. I campi da digitare per Tipo possono essere diversi ad esempio: Fornitura elettrica, Fornitura Gas, Fornitura acqua, telefono, internet, quote associative, biglietti lotterie, raccolta fondi e via dicendo. Stesso discorso vale per la voce Flusso in cui inseriremo Entrata e Uscita.
Scheda Generale
Dalla scheda Generale, che è posizionata in fondo al documento, possiamo definire in modo più specifico altre opzioni da assegnare ai singoli dati. Ad esempio, possiamo inserire il tipo di valuta desiderato, facendo clic sul campo Valuta e nella scheda sul campo Formato scegliamo Euro.
Salvataggio tabella
Infine una volta definite tutte le opzioni del caso non rimane che salvare la tabella. Facciamo clic sull’icona a forma di dischetto salvataggio, attribuiamo un nome alla tabella creata come Tab_Spesevarie e poi clic su Salva.
Creazione maschera
Per facilitare l’immissione dei dati occorre creare una maschera, in cui compariranno una serie di campi. Facciamo clic destro sulla scheda tabella/chiudi. Dalla scheda Crea, facciamo clic su Maschera divisa, nell’area Maschere. La maschera sarà realizzata in modo automatico e sarà visibile anche la tabella.
Visualizzazione
A questo punto usciamo dalla modalità Visualizzazione Layout. Facciamo clic destro sul nome della maschera e selezioniamo la voce Visualizzazione Maschera. Adesso è possibile riempire tutti i campi.
Inserimento dati
Osservando il foglio in basso è visualizzata la tabella, ad ogni riga della tabella corrisponde una scheda. Per spostarsi da una parte all’altra, facciamo clic sulle frecce in basso Record successivo e Record precedente. Salviamo la maschera come abbiamo fatto con la tabella e chiamiamola Maschera_Spesevarie.
Grafico Pivot
Per controllare le nostre spese possiamo utilizzare un grafico Pivot. Selezioniamo la maschera Maschera_Spesevarie. Sempre dalla scheda Crea facciamo clic sulla voce Grafico pivot nell’area Maschere. In tal modo sarà visualizzata l’area del grafico su cui lavorare.
Visualizzare i dati
Per lavorare sul grafico, occorre visualizzare i dati contenuti nei relativi campi. Basta fare clic con il tasto destro sull’area del grafico oppure nell’area Mostra/Nascondi della scheda Progettazione. In questo modo sarà aperto Elenco campi.
Asse valori / categorie
Incrociando i dati nel grafico possiamo renderci subito conto dell’andamento economico della nostra Associazione. Ad esempio, confrontando l’Importo e il Flusso. Selezioniamo e trasciniamo i due campi uno alla volta dalla finestra Elenco campi all’interno dell’area del grafico.
Confronto entrate / uscite
Salviamo il grafico. Dalle operazioni effettuate, possiamo vedere che le entrate sono nettamente superiori rispetto alle uscite. Questo tipo di grafico non è statico, per cui possiamo ribaltare il rapporto tra i due dati, oppure possiamo calcolarne uno nuovo usando altri campi. Tutto dipende da quello che vogliamo sapere.
