Nell’ambito del bilancio aziendale, ogni anticipo ai fornitori deve essere registrato in contabilità. In base alla tipologia l’operazione deve essere registrata nelle voci dello stato patrimoniale.
Anticipi a fornitori
In particolare, se l’anticipo è stato corrisposto per l’acquisizione di immobilizzazioni immateriali o materiali deve essere registrata alimentando il conto “Immobilizzazioni in corso e acconti”. Diversamente rientra fra le voci dell’Attivo circolante.
Al momento del ricevimento della fattura relativa ad un acconto per la fornitura di materie prime verranno alimentati i conti “Fornitori c/anticipi per materie prime” e “Iva c/acquisti” nella sezione del Dare mentre in contropartita il conto di debito relativo al fornitore.
Al momento del pagamento dell’acconto si dovrà chiudere il conto di debito e si registrerà il movimento negativo di cassa o di banca.
Anticipi da clienti
A differenza degli anticipi a fornitori, gli anticipi da clienti vanno indistintamente registrati nel passivo dello Stato Patrimoniale alla voce D6 – Acconti.
Sotto il profilo Iva il pagamento di un acconto è soggetto a fatturazione. In tale ambito le registrazioni contabili dovranno indicare nella sezione del Dare il credito verso il cliente mentre la contropartita sarà alimentata dal conto “Clienti c/anticipi” e “Iva c/vendite”.
Al momento dell’incasso dell’acconto si dovrà chiudere il conto di credito e si registrerà il movimento positivo di cassa o di banca.
Caparra
Diversa interpretazione deve essere data alla caparra. In effetti la sottoscrizione di contratti o promesse di vendita comporta solitamente il pagamento di una caparra ossia il versamento di una quota di capitale a garanzia della promessa fatta di vendere o acquistare un bene. Il versamento di una somma senza un accordo scritto non può essere considerato caparra.
La caparra confirmatoria vincola i contraenti. Questo vuol dire che se il contratto va a buon fine la caparra verrà restituita oppure considerata come anticipo. Diversamente, nel caso in cui la parte che ha dato la caparra risulta essere inadempiente, l’altra parte trattiene la caparra. Se invece ad essere inadempiente è colui che la caparra l’ha ricevuta, questi dovrà restituire la caparra e un’ulteriore somma di pari importo a titolo di risarcimento danni.
Il versamento effettuato a titolo di caparra confirmatoria non è soggetto a fatturazione. Nel caso in cui la caparra confirmatoria dovesse tramutarsi in anticipo concorrerà regolarmente alla formazione della base imponibile. I contratti preliminari sono soggetti a registrazione entro 20 giorni dalla data di sottoscrizione.
In contabilità le caparre pagate possono essere registrate fra gli acconti delle immobilizzazioni o all’interno dell’attivo circolante; quelle ricevute vanno classificate nella voce “Acconti” o “Altri debiti” nel passivo dello Stato Patrimoniale. Nel caso in cui il contratto non si perfeziona la caparra dovrà essere iscritta fra gli “Altri ricavi” se tale prassi risulta essere abituale come ad esempio nel settore dell’edilizia ovvero fra i “Proventi straordinari” in tutti gli altri casi. Allo stesso modo, la perdita della caparra comporta la movimentazione del conto “Oneri diversi di gestione” nel caso in cui l’operazione risulta essere usuale ovvero nel conto “Oneri straordinari” in tutti gli altri casi.
Affinché in contabilità sia tenuta traccia dell’esistenza di un preliminare è importante che ne sia data evidenza nei conti d’ordine e adeguata menzione in nota integrativa.
Operazioni di cassa
La rispondenza del saldo contabile con la giacenza effettiva di cassa deve essere effettuata con cadenza periodica. In tale ambito è sempre necessario tenere conto che una registrazione contabile che alimenta un saldo negativo di cassa può dar luogo a contabilità inattendibile. Questo perché nel caso di prelievi superiori agli introiti sarà lecito supporre l’esistenza di ricavi non contabilizzati in misura pari al disavanzo.
L’importo di cassa non deve mai essere elevato e qualora si ricevano assegni è bene alimentare il conto “Assegni” piuttosto che il conto “Cassa contanti”.
Fatture di importi elevati non devono mai essere pagate per contanti. Consistenti movimenti di cassa possono rendere inattendibile le scritture contabili.
Le valute estere si valutano al cambio del giorno di chiusura. L’utile o la perdita derivante dal cambio dovrà essere imputata a Conto Economico.
Eventuali ammanchi di cassa dovranno essere registrati nel conto “Sopravvenienze e insussistenze passive”. Ai fini Ires e Irap gli ammanchi sono deducibili se viene dimostrato che sono fisiologici, inevitabili e connaturati all’attività dell’impresa. Devono, comunque, essere supportati da verbale redatto dal responsabile addetto ai controlli interni aziendali e dal responsabile di cassa a cui sono attribuiti gli ammanchi. In mancanza di tali condizioni gli ammanchi diventano indeducibili.
I sospesi di cassa ossia i movimenti di denaro già avvenuti ma non ancora rilevati contabilmente devono essere registrati utilizzando il conto “Anticipi in c/spese”. Questo può avvenire quando si anticipa denaro agli amministratori o ai dipendenti per spese future (come ad esempio una trasferta da compiersi nei giorni successivi al prelievo di cassa). Al momento della presentazione della nota spese dovranno essere registrati i costi sostenuti dal dipendente in trasferta e chiuso il conto di anticipo. L’eventuale differenza tra l’importo anticipato e quello effettivamente speso sarà sanato per contanti oppure in sede di emissione della busta paga del lavoratore. Resta inteso che alla fine dell’esercizio contabile non possono esistere sospesi. E’ importante, quindi, regolarizzare l’operazione prima della chiusura.
Limitazioni del contante
La legge consente il trasferimento di denaro contante fino ad una soglia massima. In tale ambito non sono consentiti frazionamenti allo scopo di eludere la norma. Assegni bancari e postali superiori a tale limite devono necessariamente indicare il nome o la ragione sociale del beneficiario.
Valori bollati
Per l’acquisto di marche da bollo, moduli per cambiali e francobolli non è prevista l’emissione della fattura. E’ consentita, invece, l’emissione di una distinta utilizzabile per le registrazioni contabili. Al momento dell’acquisto per contanti di valori bollati dovrà essere alimentato il conto “Cassa valori” mentre in contropartita si utilizzerà il conto “Cassa contanti”. Nel caso di utilizzo di marche da bollo ovvero francobolli per esigenze aziendali si dovrà utilizzare il conto “Imposta di bollo” ovvero “Spese postali” e contemporaneamente diminuire il conto “Cassa valori”.
Conto corrente bancario
La maggior parte delle operazioni di riscossione e pagamento viene compiuta attraverso una o più banche con le quali l’impresa intrattiene dei conti correnti di corrispondenza. Le banche inviano, solitamente con cadenza trimestrale, gli estratti conti contenente l’elenco dei movimenti del conto corrente.
Una volta ricevuto il documento occorre controllare la rispondenza tra saldo contabile e saldo dell’estratto conto bancario. Contabilmente questa operazione prende nome di “riconciliazione bancaria”. Si tratta, in pratica, di individuare eventuali scostamenti tra l’estratto conto bancario e la scheda contabile.
Per la riconciliazione del saldo solitamente viene utilizzato un prospetto personalizzato dall’impresa sulla base delle proprie esigenze. Il prospetto deve riportare le differenza tra saldo contabile ed estratto conto.
Il conto bancario deve essere gestito per ogni singola banca. E’ vietato fare compensazioni contabili tra i diversi conti e tra interessi attivi e passivi.
Gli interessi maturati nel conto corrente devono essere registrati in bilancio secondo il principio della competenza. Sugli interessi attivi devono essere dedotte le ritenute d’acconto. I crediti verso l’erario per le ritenute d’acconto sugli interessi possono essere scomputati dai debiti tributari Ires e Irpef.
