Con questa guida forniamo il percorso completo che deve seguire l’imprenditore alla fine di ogni esercizio, quando ogni impresa deve redigere il bilancio aziendale (leggi di più) per verificare se ha conseguito un utile o sostenuto una perdita: sotto il profilo contabile dovrà chiudere i conti patrimoniali (attività e passività) ed economici (costi e ricavi). Cominceremo con la definizione e approvazione del bilancio, passeremo poi alla gestione dei rapporti con banche, clienti e fornitori, in seguito analizzeremo le agevolazioni e il trattamento delle immobilizzazioni, successivamente parleremo di compensi degli amministratori e retribuzioni dei dipendenti, per concludere con le operazioni di chiusura dei conti
=> Scarica il tutorial: Analisi del Bilancio aziendale con Excel
Cos’è il bilancio
Il bilancio è il documento più importante dell’azienda, quello che permette di tracciarne lo stato di salute, di determinare la situazione patrimoniale, economica e finanziaria e di misurare l’utile conseguito o la perdita sostenuta. Secondo l’articolo 2423 del codice civile il bilancio deve essere redatto con chiarezza e deve rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria della società e il risultato economico dell’esercizio (Permalink a Bilancio d’esercizio: il più importante documento informativo delle imprese).
La valutazione delle poste in bilancio deve essere fatta seguendo il principio della prudenza e nella prospettiva della continuità aziendale. Possono essere indicati esclusivamente gli utili realizzati alla data di chiusura dell’esercizio. Questo vuol dire che gli utili attesi ma non ancora realizzati non possono essere contabilizzati. Di contro, però, devono essere indicate le perdite anche se non definitivamente realizzate (Permalink a Capire il bilancio: stato patrimoniale e conto economico)
Costi e ricavi vanno registrati secondo il principio della competenza ossia devono essere attribuiti nell’esercizio al quale si riferiscono. Affinché il bilancio sia comparabile con quello dell’esercizio precedente è fondamentale che i criteri di valutazione non vengano modificati da un esercizio all’altro eccetto che in casi eccezionali. In tali casi la nota integrativa dovrà darne adeguata menzione. Nel corso dell’esercizio o durante la predisposizione del bilancio possono essere rinvenuti errori verificati in uno o più esercizi precedenti. Nello specifico si distinguono due tipologie di errori: errori determinanti, che hanno effetti talmente rilevanti da non poter considerare attendibili i bilanci. In nota integrativa si dovrà evidenziarne la natura dell’errore, l’ammontare della correzione, gli effetti e le conseguenze; errori non determinanti, che possono essere corretti alimentando il conto “Proventi e oneri straordinari”. E’ facoltà del redattore fornire adeguate informazioni in nota integrativa.
Approvazione del bilancio
L’assemblea dei soci deve essere convocata entro il termine previsto nello statuto e comunque entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio per l’approvazione del bilancio. Lo statuto sociale può prevedere, per le società obbligate alla redazione del bilancio consolidato o quando lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società, un termine più ampio ma comunque non superiore a 18 giorni. Una eventuale proroga deve essere ampiamente motivata e giustificata nella Relazione sulla gestione. In caso di mancata approvazione entro i termini stabiliti si dovrà convocare una nuova assemblea per l’approvazione del bilancio. Qualora anche questa vada deserta si dovrà presentare istanza al Presidente del Tribunale per accertare lo scioglimento della società a causa della inattività dell’assemblea dei soci. Gli amministratori che non convocano l’assemblea sono puniti con una sanzione che può arrivare anche a 6.197 euro.
Nelle Società per Azioni l’assemblea è convocata mediante avviso pubblicato in Gazzetta Ufficiale o su un quotidiano indicato dallo statuto almeno 15 giorni prima. L’assemblea delle S.p.A. è regolarmente costituita quando è presente l’intero capitale, la maggioranza dei componenti degli organi amministrativi o la maggioranza dei componenti degli organi di controllo. Nelle Società a responsabilità limitata la convocazione va fatta tramite raccomandata spedita almeno 8 giorni prima dell’adunanza. L’atto costitutivo può comunque prevedere altre forme, quali fax o Pec. Anche in questo caso l’assemblea si ritiene regolarmente costituita quando partecipa l’intero capitale sociale o tutti gli amministratori e sindaci sono presenti o informati della riunione e del suo oggetto.
Bilancio abbreviato
Le società che non hanno emesso titoli negoziati in mercati regolamentati possono redigere il bilancio in forma abbreviata quando nel primo esercizio o per due esercizi consecutivi non abbiano superato due dei limiti stabiliti: Totale attivo al netto dello stato patrimoniale: euro 4.400.000; Ricavi delle vendite e delle prestazioni: euro 8.800.000; Numero di dipendenti: 50. Le società ammesse alla redazione del bilancio abbreviato possono indicare nello Stato Patrimoniale solo le voci contrassegnate nel codice civile con le lettere maiuscole e i numeri romani, con separata indicazione dei crediti e dei debiti esigibili oltre l’esercizio successivo, detraendo i fondi di ammortamento, le svalutazioni e gli accantonamenti. Sono inoltre esonerati dalla redazione della Relazione sulla gestione a condizione che vengano inserite in nota integrativa le informazioni richieste dai numeri 3 e 4 dell’articolo 2428 del codice civile.
Acquisto e vendita di merci
Il ciclo di vita dell’azienda prevede l’impiego dei mezzi finanziari per l’acquisto dei fattori della produzione. In particolare l’imprenditore, per mandare avanti il proprio concetto di business, dovrà inevitabilmente investire il proprio capitale per acquistare beni strumentali destinati alla produzione o per acquistare merci destinate alla rivendita o per il consumo dell’azienda stessa.
L’acquisto e la vendita sono giustificate da uno specifico documento, la fattura, che, sotto il profilo contabile, ne rileva il sostentamento del costo ovvero il conseguimento del ricavo e comprova l’avvenuta esecuzione da parte del venditore degli impegni assunti con il contratto di compravendita. Fatture di vendita e di acquisto permettono di movimentare i conti in contabilità rilevando rispettivamente i ricavi o i costi ascrivibili all’operazione nonché l’eventuale IVA. (=> Approfondisci lo Stato Patrimoniale: apertura dei conti)
La fattura immediata è il documento che accompagna le merci durante il loro trasferimento dal magazzino del venditore a quello del compratore. In alternativa alla fattura immediata la merce può viaggiare con il Documento di Trasporto. In tal caso occorrerà provvedere all’emissione della fattura differita entro il mese successivo a quello della consegna o spedizione.
Note di credito e note di addebito permettono di rettificare le fatture attive e passive già emesse e contabilizzate. Leggi sull’argomento l’articolo (=> Leggi delle perdite su crediti: deduzione in bilancio). È obbligo del compratore regolare la propria posizione debitoria nei confronti del venditore a seguito di regolare emissione di fattura. In tale ambito è bene distinguere tre differenti eventi talvolta: regolamento: sono le modalità stabilite tra acquirente e venditore per estinguere la posizione debitoria/creditoria; liquidazione: è il momento in cui viene riconosciuta dalle parti la posizione di debitore o di creditore; pagamento: è il momento in cui il debitore estingue la propria posizione nei confronti del creditore.
Incassi e pagamenti
Il compratore è tenuto al pagamento del prezzo pattuito nei tempi e nei luoghi fissati nel contratto di compravendita. Le modalità di pagamento maggiormente utilizzate sono: contanti; tramite assegni circolari rilasciati dalle banche; tramite assegno bancario; tramite bonifico bancario, ossia una disposizione data dal debitore alla propria banca affinché questa provveda a effettuare un pagamento a favore del creditore. Una volta effettuata l’operazione, il relativo importo sarà addebitato sul conto corrente dell’ordinante; ricevuta bancaria, documento emesso e firmato dal creditore e fatto pervenire tramite banca al debitore; cambiali, titoli che permettono l’estinzione del debito commerciale anche se, in effetti, non è ancora avvenuto il pagamento. Ciò vuol dire, ad esempio, che nel momento dell’emissione della cambiale dovrà essere rilevato in contabilità la chiusura del conto “Debiti verso fornitori” e l’accensione del conto “Cambiali passive”. Solo al momento in cui la cambiale giunge in scadenza e si provvederà al pagamento si potrà chiudere il conto “Cambiali passive” con la contropartita del conto corrente bancario.
Sconti e abbuoni
Sconti e abbuoni consistono in riduzioni del valore delle merci ricevute dal cliente. Ne esistono due tipologie: commerciali e finanziari. Gli sconti e gli abbuoni commerciali sono solitamente imputati in diminuzione del ricavo o del costo cui si riferiscono. Quelli finanziari, invece, vanno imputati a Conto Economico alle voci Oneri e proventi finanziari. Se, invece, sono relativi a operazioni di competenza di esercizi precedenti vanno inseriti tra gli Oneri e proventi straordinari.
Quando gli sconti non sono previsti contrattualmente è bene conservare idonea documentazione allo scopo di evitare possibili contestazioni in merito alla loro deducibilità. In caso di abbuoni e sconti occorre emettere regolare nota di variazione ricordando che per le rettifiche conseguenti ad accordi tra le parti intervenuti successivamente alla stipula del contratto o per inesattezze nella fatturazione, i termini per recuperare l’Iva è di un anno. In caso di rettifiche conseguenti ad accordi inseriti nel contratto originario, invece, non c’è termine. (=> Vai alla nota integrativa e novità fiscali)
I premi fedeltà in denaro versati dal cedente al cessionario a ristorno del prezzo originariamente pattuito sono fuori campo IVA. I contributi promozionali devono, invece, essere assoggettati a IVA.
