Differenza fra firma elettronica e firma digitale, fra archiviazione elettronica e conservazione digitale, validità PEC (posta elettronica certificata), invio dati fattura (spesometro): tutti i chiarimenti in un utile vademecum SIAV (specializzata nella gestione elettronica dei documenti e nella dematerializzazione), con gli errori da evitare in materia di fatturazione elettronica, obbligatoria per i fornitori della PA e dal 2019 anche tra privati (B2B).
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Firma digitale
La firma elettronica è una qualsiasi metodologia che permette l’identificazione di chi sta effettuando una certa operazione: ad esempio, l’identificativo della persona associata ad un account di posta elettronica, tramite l’immissione combinata di “nome utente” e “password”. La firma digitale, invece, ha un grado di affidabilità più elevato: in pratica, è una particolare tipologia di firma elettronica, che risponde a requisiti di alta sicurezza perché l’identificazione è certificata da una certification authority.
Ci sono tipologie di documenti su cui basta mettere una firma elettronica, mentre in altri casi è necessaria la firma digitale. L’impresa o il professionista dovranno, di volta in volta, valutare il contesto normativo per fare la scelta più corretta. Esempio: la firma digitale è necessaria per autenticare i libri contabili digitali, o per effettuare la compravendita di un immobile con atto notarile digitale, mentre per autorizzare una nota spese è sufficiente la firma elettronica.
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PEC
La posta elettronica certificata equivale giuridicamente a una raccomandata con ricevuta di ritorno, con un’importante differenza: una mail via PEC risulta validamente inviata anche se non letta dal destinatario. È quindi importante monitorare la casella PEC per evitare, ad esempio, che possano decorrere i termini dalla ricezione senza lettura.
Un altro elemento importante, riguarda la conservazione dei documenti che vengono inviati e ricevuti via PEC: la semplice stampa non comprova l’originale digitale, perché non fornisce la certificazione della trasmissione. La PEC è un ambiente nativo digitale, di conseguenza presuppone una conservazione digitale a norma.
Conservazione digitale
L’archiviazione elettronica è un qualsiasi metodo utilizzato per memorizzare un file su un supporto informatico, a partire dalla più semplice delle operazioni, come quella di salvare un documento. La conservazione digitale è una procedura regolamentata sotto il profilo organizzativo, funzionale e tecnico. Il processo di conservazione deve assicurare la preservazione di documenti in determinati formati, corredati di specifici indici, e deve essere governato da un responsabile nominato ad hoc.
Esempio: non solo il salvataggio su un server, ma anche un messaggio PEC lasciato in memoria nella casella di posta non è conservato correttamente, quindi perde (eventualmente) valore legale, autenticità, e via dicendo.
Il consiglio è di effettuare con attenzione il passaggio dal cartaceo al digitale, in modo da rispettare le regole che garantiscono la validità dei documenti. C’è anche un’avvertenza: anche se l’impresa si rivolge a un soggetto esterno per la digitalizzazione o la conservazione elettronica dei documenti, la responsabilità finale della conservazione digitale resta interna. Un motivo in più per seguire il procedimento o scegliere il partner in modo attento.
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Digitalizzazione
Il vademecum contiene una serie di indicazioni sulla conservazione digitale di un documento unico, del quale quindi non esistono altre copie e che ha un contenuto non ricostruibile tramite altri documenti. È importante capire quando un documento è unico perché per digitalizzarlo mantenendone la validità legale, può essere necessario coinvolgere un notaio nella procedura di conservazione digitale.
Procedure
L’invio dati fattura (lo Spesometro), è un adempimento obbligatorio nei rapporti con il fisco che consiste nella trasmissione di informazioni riepilogative della fatturazione attiva e passiva all’Agenzia delle Entrate, sotto forma di file XML. Le fatture elettroniche, invece, sono i singoli documenti in formato digitale. La relazione tra le due cose è rappresentata dal fatto che quando si emette una fattura digitale inviata tramite il “Sistema di Interscambio”, i metadati di questa fattura vengono automaticamente memorizzati dall’Agenzia delle Entrate e quindi non c’è più bisogno di inserirla nello Spesometro. L’adozione della fatturazione B2B rende quindi più semplice rispettare l’adempimento burocratico.
