Gestire un’impresa o un’attività professionale significa occuparsi ogni giorno di una lunga serie di compiti, scadenze e impegni, necessari non solo per rispettare la normativa vigente, ma soprattutto per favorire la crescita e potenziare la competitività sul mercato.
È proprio per favorire una gestione aziendale completa, efficiente e semplificata che ogni impresa o professionista dovrebbe poter contare su un software di fatturazione in grado di supportare il lavoro in modo più completo, dotato di automatismi e ricco di funzionalità.
Se da un lato la normativa fiscale ha esteso progressivamente l’obbligo della fatturazione elettronica includendo anche molte delle Partite IVA che operano in regime forfettario, dall’altro lato dotarsi di un software che agevoli la gestione delle fatture e di molti altri ambiti operativi può fare realmente la differenza.
Quando cambiare il software di fatturazione elettronica?
I software di fatturazione elettronica possono celare potenzialità notevoli, trasformandosi in preziosi alleati per agevolare la gestione dell’impresa riducendo tempi e margini di errore.
Non tutti i programmi, tuttavia, sono stati ideati e realizzati per abbracciare esigenze che esulano dalla mera fatturazione e per essere usati anche fuori dalle mura dell’ufficio, da smartphone e tablet.
È il caso di molti software per fatture elettroniche gratis, come quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Tale applicativo, infatti, scaricabile gratuitamente, risulta fruibile solo in modalità desktop e non permette di integrare la fatturazione con le altre attività fondamentali, come la gestione dei pagamenti, le scadenze e molto altro.
È possibile stilare una lista dettagliata dei campanelli d’allarme da captare per capire se è il caso di cambiare software di fatturazione, segnali da intercettare per autovalutare la reale efficienza del programma utilizzato:
- il software di fatturazione in uso è lento, macchinoso e poco intuitivo, rallentando il lavoro e richiedendo la compilazione manuale di numerosi campi e lo svolgimento manuale di diverse funzioni;
- non viene offerto un servizio di fatturazione elettronica completo che preveda anche la firma digitale e la messa in conservazione in automatico delle fatture;
- non prevede l’integrazione con altri programmi e applicativi utilizzati per la gestione aziendale, come il CRM o la piattaforma e-commerce solo per fare alcuni esempi, costringendo a copiare manualmente i dati da una piattaforma all’altra, con elevato rischio di errore;
- non include funzionalità dedicate agli altri aspetti relativi alla gestione aziendale che coprano interamente il processo di vendita e di acquisto, non consentendo dunque di gestire lo scadenziario, la prima nota, le fatture proforma, il monitoraggio delle uscite, gli incassi, la registrazione degli acquisti e i preventivi;
- non permette la collaborazione diretta con il commercialista e non consente l’accesso al software da parte dei collaboratori;
- non è in grado di aiutare a evitare gli errori, dai quali spesso possono derivare spese aggiuntive e sanzioni anche pesanti.
In sintesi, è possibile affermare che un software di fatturazione poco efficiente non permette di avere una visione chiara della situazione finanziaria aziendale, rappresentando un freno alla crescita.
Come dovrebbe essere un software moderno e funzionale?
Automatismi, integrazione e funzionalità aggiuntive sono le parole chiave adatte per descrivere un software per fatture elettroniche moderno e funzionale.
Focalizzando l’attenzione sugli automatismi, ad esempio, un programma efficiente dovrebbe permettere una compilazione della fattura elettronica in pochi clic semplicemente richiamando le anagrafiche dei clienti, apponendo la firma digitale e garantendo in automatico la conservazione digitale delle fatture.
Tra le funzionalità aggiuntive, inoltre, a rivelarsi molto utili sono gli strumenti relativi alla gestione dei pagamenti e degli incassi, così come la possibilità di creare preventivi e fatture proforma trasformandoli automaticamente in fatture.
Valore aggiunto di un software realmente funzionale, infine, è la creazione di report e analisi sull’andamento degli affari aggiornati in tempo reale, che aiutano a prendere decisioni efficaci e consapevoli.
Gestire ogni aspetto del business con Fatture in Cloud
PMI e professionisti possono contare su una soluzione smart e intuitiva per la fatturazione elettronica e la gestione aziendale: Fatture in Cloud, infatti, è uno strumento completo pensato per gestire ogni aspetto del business grazie a un’unica piattaforma, messa a disposizione in modalità Cloud e accessibile anche in mobilità da qualsiasi device.
Quali sono le funzionalità principali di Fatture in Cloud? Ecco una panoramica generale:
- fatturazione elettronica verso la PA, i privati (B2B) e i consumatori finali (B2C);
- creazione di preventivi con invio diretto dal software e possibilità di trasformarli in fattura in modo rapido e semplificato;
- registrazione degli acquisti e delle spese;
- importazione di fatture, documenti e anagrafiche dal vecchio software;
- compilazione automatica della prima nota in base alle fatture registrate;
- gestione dei pagamenti anche elettronici con il POS digitale, disposizione di bonifici bancari direttamente dal software e riconciliazione bancaria automatica, grazie all’integrazione tra Fatture in Cloud e TS Pay, la piattaforma dei servizi di incasso e pagamento digitali erogati da TeamSystem Payments;
- analisi dei dati prendendo in considerazione risultati d’impresa, clienti, prodotti e pressione fiscale;
- possibilità di collaborare in tempo reale con il commercialista e di lavorare in multiutenza con collaboratori e dipendenti, impostando diritti di accesso e diversi livelli di visualizzazione;
- integrazione con altre piattaforme e servizi, tra cui le principali piattaforme e-commerce e i CRM.
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