L’Agenzia delle Entrate ha recentemente chiarito le modalità di dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei giustificativi da consegnare al datore di lavoro per ottenere la deduzione dei costi sostenuti dai dipendenti.
Con la risposta all’interpello n. 142, ha prima di tutto sottolineato che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale deve garantire immodificabilità, integrità e autenticità, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Nel caso oggetto di interpello, in datore di lavoro voleva procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei giustificativi per le trasferte di lavoro, in particolare per i servizi di trasporto in taxi pagati con carta di credito aziendale.
Ebbene, in merito a queste spese, le ricevute di pagamenti elettronici effettuati con carta di credito aziendale non sono sufficienti a documentare la spesa deducibile dal punto di vista fiscale.
In uesti casi, per ottenere la deduzione della spesa in busta paga, è necessario produrre specifici giustificativi in assenza della vera e propria fattura.
Laddove il committente non si premuri di chiedere la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non sembra sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati.
È indispensabile, infatti, che il giustificativo della spesa rilasciato da chi presta il servizio contenga dati essenziali per individuare la spesa, come spiega la stessa Agenzia delle Entrate:
È necessario che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).
In ultima analisi, per chi usa la carta aziendale per spese di lavoro non basta la ricevuta di pagamento elettronico per il rimborso o la deduzione ma deve anche farsi rilasciare dall’estercente (tassista, ristoratore, albergatore, ecc.) un documento giustificativo con tutti i dettagli del caso: data, prestatore, servizio, corrispettivo.
Un ultimo chiarimento del Fisco: nei in cui «il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale prescritto dal già richiamato articolo 4, comma 2, del d.m. 17 giugno 2014» (cfr. la già citata risposta ad interpello n. 417 del 2019).
Diversamente, se per entrambi i documenti è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture
o documenti con obbligo di conservazione (ad esempio nella contabilità del prestatore o nell’estratto conto del titolare della carta di credito/debito) allora le versione analogiche originali non originarie sono considerate non uniche e quindi possono essere dematerializzate.
