Uno dei vantaggi legati all’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le Partite IVA riguarda la riduzione del margine di errore in fase di compilazione dei documenti fiscali.
Di contro, si è resa più rigida la macchina dei controlli e delle verifiche da parte dell’Agenzia delle Entrate, implementati nel Sistema di Interscambio stesso, che passa al vaglio tutte le fatture che transitano al suo interno e individua prontamente eventuali irregolarità.
In assenza di errori, il SdI provvede a recapitare al destinatario la fattura elettronica emessa, notificandone al mittente la consegna.
Nel caso in cui rilevasse invece errori di compilazione nella fattura, il sistema recapiterà al solo mittente una notifica con l’esito dei controlli effettuati e la segnalazione dettagliata delle inesattezze riscontrate.
Cosa fare in caso di scarto fattura
Le fatture elettroniche scartate dal Sistema di Interscambio sono considerate come non emesse. In caso di scarto, quindi, è necessario effettuare un nuovo invio per rimediare e correggere gli errori notificati.
È stata la stessa Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 13/E/2018, a dettagliare le regole operative nei casi di fattura scartata: dopo aver ricevuto la notifica di scarto, chi ha emesso fattura deve inviare entro 5 giorni un nuovo documento corretto, che preferibilmente riporti la stessa data e lo stesso numero della fattura errata.
Non sempre, tuttavia, questa strada è percorribile, specialmente nel caso in cui la fattura errata sia stata già registrata da parte dell’emittente. Quest’ultimo può procedere come segue:
- emettere un nuovo documento con nuovo numero fattura e nuova data in cui sia evidente il collegamento con la fattura scartata. La fattura dovrà essere stornata con una variazione contabile interna, senza comunicare la variazione al SdI;
- emettere un nuovo documento con specifica numerazione che renda evidente che si tratta di un documento rettificativo, indicando ad esempio la numerazione “1/S” oppure “1/R”.
Fatture elettroniche errate: casistica e soluzioni
Le fatture elettroniche possono presentare diverse tipologie di errori:
- codice destinatario errato o inesistente: l’errore viene rilevato dal SdI, che non consegna la fattura al destinatario e invia una notifica all’emittente. Non è necessario emettere un nuovo documento, basta aggiornare il codice destinatario e ripetere l’invio;
- importo errato rilevato dall’emittente successivamente alla trasmissione della fattura al SdI: in questo caso la fattura viene comunque recapitata al destinatario, pertanto spetta all’emittente correggere l’errore inviando una nota di variazione (nota di credito se l’importo della fattura era superiore a quello da fatturare realmente, nota di debito se l’importo era inferiore a quello effettivo).
Fattura elettronica scartata e sanzioni
La scadenza dei 5 giorni per rimediare agli errori di fatturazione elettronica deve essere monitorata con attenzione in caso di ricezione della notifica di scarto in prossimità del termine relativo alla liquidazione IVA, al fine di evitare l’applicazione delle sanzioni.
A partire dal 1° luglio 2019 non è più in vigore la moratoria sulle sanzioni per i titolari di Partita IVA che emettono in ritardo la fattura elettronica: in caso di mancata emissione della fattura, quindi, è necessario versare per intero una somma che va dal 90% al 180% dell’IVA relativa all’imponibile.
La riduzione della sanzione è ancora valida solo per chi fa la liquidazione periodica IVA con cadenza mensile: in questo caso, infatti, le sanzioni ridotte del 20% possono essere applicate fino al 30 settembre.
Fatturazione Elettronica a prova di errore con Aruba
Le possibilità di errori di compilazione della fattura elettronica, gli scarti e le mancate consegne al destinatario sono ridotti al minimo se ci si affida a un servizio efficiente che garantisce il massimo controllo sull’intera procedura.
Aruba ha creato per questo scopo la Web App Fatturazione Elettronica, che permette di gestire in modo automatizzato e veloce l’intero processo di generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche.
Grazie ai suggerimenti di compilazione, alla gestione automatizzata della numerazione e agli accurati controlli di sistema è possibile correggere eventuali inesattezze sia in fase di compilazione sia in fase di invio.
La Web App assicura elevati standard di sicurezza, mette a disposizione un ampio spazio di conservazione e rende molte impostazioni personalizzabili dagli utenti.
La soluzione Fatturazione Elettronica di Aruba non richiede l’installazione di alcun software e permette di accedere a numerose funzionalità:
- creazione guidata di fatture elettroniche in formato XML;
- verifiche di compilazione (controlli XSD ed extraschema);
- apposizione della firma elettronica (CAdES) su tutte le fatture elettroniche;
- invio delle fatture attraverso SDI e trasmissione di comunicazioni finanziarie (spesometro, liquidazione IVA);
- ricezione delle fatture elettroniche, visualizzazione delle anteprime e archiviazione;
- gestione delle notifiche ricevute dal SDI;
- conservazione a norma dei documenti fiscali.
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