La conservazione digitale è un insieme di procedure volte a custodire nel tempo i documenti informatici, garantendone l’autenticità mantenendoli integri, leggibili e facilmente reperibili. È un processo che conferisce pieno valore legale a tali documenti, a tal fine disciplinato in tutte le sue fasi da specifiche norme che ne fissano caratteristiche e metodologie.
I decreti datati rispettivamente 3 dicembre 2013 e 17 giugno 2014 hanno stabilito che per essere validi a fini tributari i documenti informatici devono rispettare alcuni requisiti: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. È il CAD (Codice Amministrazione Digitale), invece, a sottolineare come gli obblighi di conservazione dei documenti in formato elettronico siano soddisfatti solo se le procedure utilizzate sono in grado di assicurare la conformità ai documenti originari.
Conservazione digitale: obblighi e linee guida
Con l’obbligo di fatturazione elettronica introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, la conservazione digitale diventa l’ultimo step di un nuovo processo, che rende i documenti sempre validi a fini fiscali. Con le nuove disposizioni, che entreranno a regime dal 2019, il processo di fatturazione e conservazione dovrà essere gestito interamente in modalità elettronica, secondo un iter completamente dematerializzato.
I nuovi obblighi riguardano la fatturazione tra privati fatta eccezione per i possessori di Partita IVA con regime dei minimi o forfettario, così come per tutti i soggetti tenuti alla trasmissione annuale dei dati al Sistema Tessera Sanitaria: i vincoli riguardano l’emissione, la trasmissione e la ricezione ma anche l’archiviazione e la conservazione a norma. Dal gennaio 2019, quindi, salvo deroghe dell’ultima ora tutte le fatture elettroniche dovranno essere emesse in formato XML (eXtensible Markup Language), successivamente inviate attraverso un canale riconosciuto dal Sistema di Interscambio (SDI) e conservate digitalmente.
Vantaggi della conservazione digitale
L’ultima fase dell’iter relativo alla fatturazione elettronica comprende tutte le procedure volte ad assicurare la conservazione a norma di legge dei documenti digitali emessi e ricevuti. Le imprese e i professionisti che emettono fatture elettroniche sono tenuti a conservare le stesse per un lasso di tempo prestabilito, pari a 10 anni.
La conservazione digitale comprende l’archiviazione dei documenti (fatture e notifiche) su supporti elettronici adeguati, garantendo la possibilità di mantenerli nel tempo e di fruirne per finalità legali.
I nuovi obblighi comportano però anche una grande opportunità: ottenere una migliore gestione contabile e amministrativa, potenziando l’efficienza interna. I vantaggi che derivano dalla conservazione digitale sono evidenti:
- risparmio dei costi relativi alla stampa e alla cancelleria, grazie all’assenza di documenti cartacei da archiviare;
- riduzione del margine di errore grazie all’automatizzazione delle procedure informatiche finalizzate alla conservazione;
- abbattimento dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti;
- possibilità di esibire facilmente le fatture in caso di controlli fiscali anche a distanza di tempo.
Come eseguire correttamente la conservazione digitale
La fatturazione elettronica si basa su una sequenza di attività che comprendono l’emissione del documento, la trasmissione del file al Sistema di Interscambio e la conservazione sostitutiva della fattura esclusivamente in formato elettronico.
Quest’ultima procedura garantisce la validità legale dei documenti informatici nel tempo purché siano rispettati alcuni requisiti: il formato XML, la firma digitale, l’indicizzazione dei singoli documenti e la creazione di lotti di conservazione che raggruppano le fatture in ordine cronologico assicurando la continuità per ogni periodo di imposta. Al termine, ogni lotto viene marcato temporalmente.
Un iter complesso e delicato che, se non eseguito correttamente, rischia di esporre aziende e professionisti a sanzioni anche salate.
Affidarsi a un servizio qualificato o a un software di fatturazione compliant con la nuova normativa può snellire la procedura, nonché azzerare le possibilità di errore grazie alla compilazione automatizzata, ai controlli preventivi e alla totale gestione della trasmissione al SDI compresa la ricezione delle notifiche. Per eseguire anche una corretta conservazione digitale a norma dei documenti elettronici, è inoltre consigliabile optare per un servizio/prodotto che integri questa funzione. In questo modo non ci si dovrà preoccupare più di nulla.
Diversamente, se si sceglie una soluzione che permette la sola fatturazione elettronica, allora sarà importante dotarsi o appoggiarsi anche a un sistema sicuro per la conservazione digitale a norma dei documenti.
Aruba: conservazione fatture elettroniche a norma
Rendendo semplice l’adeguamento ai nuovi adempimenti, Aruba ha creato “Fatturazione Elettronica”: una risorsa web pensata per offrire alle imprese e ai professionisti uno strumento digitale in grado di gestire interamente il processo di generazione, invio, ricezione e conservazione dei documenti fiscali tra cui fatture, parcelle, note di credito e debito, acconti e anticipi.
La Web App assicura la piena conformità alla normativa e va incontro alle esigenze dei privati chiamati a fatturare verso altri privati in possesso di Partita IVA (B2B), Pubbliche Amministrazioni (B2G) e consumatori finali (B2C). Per garantire la conservazione digitale a norma di fatture, comunicazioni finanziarie e notifiche SDI, la soluzione Aruba comprende un ampio spazio di archiviazione (1 GB a disposizione per conservare oltre 100.000 fatture, considerando una media di 10 k a fattura). La procedura relativa alla conservazione avviene in modo totalmente automatico, inoltre i documenti conservati possono essere scaricati con un semplice download singolo o massivo che quindi facilita l’esibizione a norma in caso di richiesta.
Scopri tutte le caratteristiche del servizio visitando la sezione dedicata sul sito Aruba.
