L’estratto conto della carta aziendale è valido perché le spese di trasporto durante la trasferta del lavoratore siano considerate non imponibili ai fini IRPEF: lo precisa l’Agenzia delle Entrate rispondendo a specifico interpello (risposta numero 22 del 4 ottobre 2018) di un’impresa che utilizza una carta di pagamento virtuale, ad addebito sul conto della società e utilizzata tramite portale web, con sistema che fornisce estratto conto mensile completo di dettagli delle transazioni.
Il Fisco sottolinea che i documenti di trasporto devono comunque essere conservati dalla società, in modo da poterli produrre in caso di eventuali controlli, ma conferma che l’estratto conto (emesso anche in forma cartacea) è sufficiente ai fini della esenzione fiscale.
Il dubbio riguarda il requisito documentale, richiesto dall’articolo 51, comma 5, del Testo unico imposte sui redditi, in base al quale le spese di trasferta concorrono a formare il reddito del lavoratore al netto delle spese di trasporto.
Queste somme, specifica l’Agenzia delle Entrate, devono essere adeguatamente documentate. Non è però strettamente necessario che la documentazione sia intestata al lavoratore:
è sufficiente che le spese risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse, e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.
Nel caso in esame, l’estratto conto della carta aziendale, trasmesso su supporto cartaceo all’impresa dalla società finanziaria che ha emesso la carta, individua per ciascuna transazione la data d’acquisto del biglietto aereo o ferroviario, il nome del passeggero e il codice identificativo del dipendente, il centro di costo, il codice identificativo del viaggio, il prestatore d’opera, il numero del biglietto elettronico, la classe di prenotazione, la data della partenza o del check-in, l’itinerario di viaggio, la valuta e l’importo pagato. Queste informazioni sono successivamente confermate dalla validazione della nota spese, redatta sempre in forma cartacea, da parte del dipendente.
Questo procedimento, conclude l’Agenzia delle Entrate, è idoneo «ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto da parte del dipendente, nonostante i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai diversi vettori non siano stampati ed allegati alla relativa nota spese», e le relative spese di trasporto sono quindi considerate non imponibili ai fini della determinazione del reddito da lavoro dipendente.
Descriviamo, per completezza, come funziona esattamente la procedura di gestione delle trasferta utilizzata dall’impresa che ha sottoposto il quesito al Fisco.
- Il dipendente che deve andare in trasferta crea, tramite accesso da videoterminale, una richiesta di autorizzazione alla trasferta stessa, inserendo i dati necessari per l’approvazione da parte del datore di lavoro (scopo del viaggio, tipo di trasferta, attività da svolgere, data di inizio e fine, destinazione, richiesta di prenotazione).
- Ottenuta l’approvazione, procede in autonomia alla prenotazione dei relativi servizi di trasporto, selezionandoli fra quelli proposti dal programma informatico.
- In caso di itinerari complessi e non previsti dal sistema, si avvale dell’agenzia di viaggi di fiducia dell’impresa.
- L’acquisto viene effettuato dal datore di lavoro o comunque con la carta di pagamento ad addebito sul conto aziendale.
- Per i servizi di trasporto, la società emittente della carta (iscritta all’albo degli istituti di pagamento) emette un estratto conto in Pdf, con tutti i dati sopra descritti.
- Il sistema attribuisce automaticamente il costo dei trasporti alle note spese dei dipendenti, i quali poi al rientro dalla trasferta confermano l’effettiva fruizione dei servizi, validandoli nella nota spese.
- Tramite nome e identificativo del dipendente, è sempre possibile ricollegare le specifiche voci della nota spese a quelle dell’estratto conto.
- Per documentare le spese di trasporto, l’azienda acquisisce le stampe su supporto cartaceo dei documenti emessi in formato elettronico, che unitamente alla nota spese vengono inseriti in buste distinte per ciascun dipendente in trasferta e inviate in archivio per la conservazione e per l’esibizione in caso di verifica.
La società sottolinea che «l’allegazione alla nota spese della documentazione di trasporto in forma cartacea comporta un aggravio di attività e di costi a carico dell’istante che, peraltro, ritiene di continuare ad avvalersi della conservazione cartacea dei documenti relativi alle trasferte», e chiede quindi se le spese pagate direttamente con il metodo sopra indicato possano risultare adeguatamente documentate tramite l’estratto conto stampato su supporto cartaceo, senza che sia necessario allegare alla nota spese di trasferta, che continuerà ovviamente ad essere predisposta, la copia cartacea dei biglietti elettronici.
Come detto, la risposta delle Entrate è affermativa.
