Uno degli obblighi cui gli imprenditori sono chiamati ad assolvere è quello della comunicazione del luogo di conservazione delle scritture contabili. Individuare tale luogo quando ancora i documenti venivano emessi in modalità cartacea era cosa alquanto semplice ma da quando la fatturazione elettronica ha sostituito i tradizionali documenti l’operazione si è complicata non di poco. Le imprese, infatti, possono anche archiviare i documenti su cloud o su server al di fuori dall’Italia.
=> Controlli fiscali e scritture contabili occultate
Dalla dichiarazione di inizio attività deve risultare il luogo o i luoghi in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti a rilevanza tributaria. Inoltre, in caso di verifiche o ispezioni il documento informatico deve essere reso leggibile presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture. Con la fatturazione elettronica i documenti dovranno necessariamente nascere, essere inviati e conservati in formato elettronico. Molte imprese, ditte individuali e professionisti preferiscono utilizzare servizi che permettono di generare, inviare e conservare le fatture secondo quanto previsto dall’attuale normativa. Tuttavia la conservazione dei documenti avviene in molti casi sul cloud ovvero su server che possono risiedere anche in Paesi esteri.
E’ opportuno ribadire che, ai sensi dell’articolo 1, comma 209 della Legge 244 del 2007 è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche e che il luogo di conservazione elettronica delle fatture, dei registri e degli altri documenti previsti dalla normativa può essere situato in un altro Stato a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio. Assicura, inoltre, che tutti i documenti ed i dati in essi contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. Pertanto, se il soggetto passivo sceglie di conservare la propria documentazione presso altri Stati dovrà applicare le regole di tenuta e conservazione previste in Italia, consentire alle autorità di accedere ai documenti e acquisirli anche per via elettronica, deve indicare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9 gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza dei server dove sono conservati i documenti. Inoltre, ai fini dell’esibizione deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è stato effettuato il controllo.
