Il fine principale della contabilità generale è quello della raccolta di tutti i dati necessari alla redazione del bilancio. Tali dati, individuabili prevalentemente in attività , passività , costi e ricavi sono suddivisi per natura e costituiscono lo Stato Patrimoniale e il Conto Economico come stabilito dagli articoli 2423 e seguenti del Codice Civile.
Dalla contabilità generale sarà , quindi, possibile ricavarne l'andamento finanziario ed economico dell'azienda.
In questo modo l'azienda è messa in condizione di eseguire l'analisi della propria situazione. Ciò può avvenire attraverso l'applicazione di specifici indici di bilancio che, confrontati da almeno deve esercizi precedenti, permettono al management di conoscere lo stato di salute finanziario e reddituale dell'azienda.
Tuttavia, tale processo non permette di individuare particolari criticità o punti di forza legati prevalentemente ad un prodotto, ad una specifica commessa o ad una unità produttiva. Per questo interviene la contabilità analitica che si affianca a quella generale e la completa fornendo al management tutte le informazioni necessarie al controllo della gestione aziendale e supportandolo nel momento in cui occorre prendere decisioni.
La contabilità generale si basa sul metodo della partita doppia ossia della classificazione dei dati in due colonne: il dare e l'avere.
I singoli prospetti che mettono in relazione il dare e l'avere prendono nome di “mastrini“.
Ad esempio, nell'ipotesi di un acquisto di merci con regolamento in assegni si avranno le seguenti rilevazioni:
I libri contabili, indispensabili per le rilevazioni contabili, sono il libro mastro che raccoglie tutti i mastrini classificati per oggetto e secondo lo schema del piano dei conti e il libro giornale che rileva le operazioni rispettando un rigoroso ordine cronologico.
L'operazione di acquisto precedentemente supposta sarà così rappresentata:
