Il sistema informativo contabile di un'azienda è quel complesso di rilevazioni ovvero di scritture che permette di annotare i fatti di gestione, conoscere il risultato di gestione sotto il profilo reddituale, patrimoniale ed economico, produrre informazioni di supporto ai processi decisionali interni. Ma l'esigenza di avere un buon sistema informativo contabile va anche al di là dagli aspetti meramente contabili e amministrativi interni. Non è da sottovalutare, infatti, l’importanza del sistema informativo contabile quando occorre fornire dettagliate informazioni a diversi soggetti che, per qualsiasi motivo, si relazionano con l'impresa: la trasparenza verso terzi è ormai un must tanto per le grandi imprese quanto per le Pmi.
Qualsiasi rilevazione contabile deve trovare fondamento in un documento proveniente dall'esterno, come ad esempio fatture di acquisto, parcelle, notule o documenti di trasporto, o dall'interno, come ad esempio movimenti di magazzino, buste paga, assegni o fatture di vendita. Ciascun documento emesso o ricevuto costituisce prova dell'operazione iscritta in contabilità .
In tale ambito è bene parlare di rilevazioni elementari ossia scritture non formalizzate che hanno come obiettivo quello di registrare le operazioni aziendali. Di queste, notevole rilievo assumono la prima nota, il libro cassa, i movimenti bancari e il partitario clienti e fornitori. In pratica, con le scritture elementari saranno annotati, seguendo un rigoroso ordine cronologico, tutti i fatti di gestione.
Dall'elaborazione delle rilevazioni elementari si dà vita alla contabilità generale e alla contabilità analitica. La contabilità generale è il sistema di rilevazioni contabili il cui obiettivo è quello di controllare continuamente le variazioni finanziarie ed economiche nonché determinare il risultato economico dell'esercizio. Destinatari della contabilità generale sono sia il management che i soggetti estranei all'azienda stessa. La contabilità generale utilizza un metodo di rilevazione che prende nome di partita doppia.
La contabilità analitica permette di effettuare il controllo di gestione sotto il profilo economico ma puntando a specifici oggetti quali prodotti, linee di produzione, centri di costo, commesse. Fa riferimento esclusivamente ai fatti interni di gestione, non ha alcun obbligo di legge ed è rivolta al solo management al fine di supportare il processo decisionale.
