La funzione dell’inventario, sotto il profilo economico-aziendale, è quella di rappresentare e determinare il patrimonio totale o parziale dell’imprenditore in uno specifico momento della vita dell’azienda. Sotto il profilo civilistico, invece, l’inventario rappresenta le attività e passività d’impresa.
Gli imprenditori, pertanto, dovranno tenere il libro inventari che evidenzi il patrimonio aziendale all'inizio dell'attività e i successivi inventari annuali.
Il patrimonio iniziale, infatti, potrà subire variazioni in aumento o in diminuzione per effetto di utili conseguiti o perdite sostenute. Il libro inventari dovrà essere corredato dal bilancio e dalla Nota Integrativa.
L'inventario deve necessariamente indicare la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore nonché il valore complessivo attribuito a ciascun gruppo. La norma non stabilisce uno specifico schema o un metodo per la redazione dell'inventario ma, piuttosto, lascia libertà all'imprenditore il quale dovrà osservare e rispettare i principi contabili.
Le società , gli enti e gli imprenditori commerciali devono redigere l'inventario entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi.
Caratteristiche dell'inventario sono la completezza, la chiarezza, l'analiticità e l'ordinata contabilità . Quest’ultimo concetto prevede l'assenza di spazi bianchi, di interlinee, di trasporti a margine e di abrasioni. Eventuali correzioni devono essere eseguite in modo che le parole cancellate risultino leggibili.
Attualmente non è previsto l'obbligo di vidimazione annuale del libro inventari ma piuttosto la sottoscrizione annuale del titolare dell'impresa individuale o dei soci delle società . Tutte le pagine devono essere numerate e devono riportare l’intestazione completa del codice fiscale.
